Ludoya brengt bordspelers in contact met evenementen in hun omgeving. Of je nu op zoek bent naar een informele spelletjesavond of er zelf een organiseert, op deze pagina lees je hoe je evenementen ontdekt, eraan deelneemt en ze aanmaakt. Voor geplande sessies binnen evenementen, zie Geplande sessies. Voor operaties op locatieniveau (QR-check-in, plattegronden, formulieren), zie Evenementenoperaties.
Evenementen ontdekken
De Locatiekiezer gebruiken
- Ga naar Evenementen in de hoofdnavigatie
- Zoek bovenaan de Locatiekiezer
- Voer je stad in
- Stel je afstandsfilter in (bijv., "binnen 10 km")
Evenementen zoeken
Gebruik de zoekbalk om evenementen te vinden op naam, thema of specifieke spellen. Resultaten verschijnen direct.
Evenementen bekijken
Lijstweergave
- Scrollbare lijst die organisator, datum, locatie, aantal deelnemers en beschikbare plekken toont
- Sorteer op relevantie*, datum, afstand of alfabetisch
- *Relevantie is gebaseerd op populariteit van het evenement, afstand en datum
Kaartweergave
- Evenementen uitgezet op een interactieve kaart
- Klik op markeringen voor snelle voorvertoningen
- Ideaal om evenementen te vinden nabij een specifieke locatie
Soorten evenementen
Ludoya heeft vier soorten evenementen:
Evenementen (algemene bijeenkomsten)
Een algemeen evenement is een container voor een avond of dag met bordspellen. Het brengt mensen samen rond een tijd en plaats, en kan meerdere geplande sessies bevatten. Met het Club- of Business-abonnement kan een evenement ook andere evenementen als subevenementen bevatten, wat meersporige bijeenkomsten mogelijk maakt, zoals conventies met een beginners- en een gevorderdenprogramma, of clubdagen/-avonden die zijn opgesplitst in afzonderlijke sessies. Voorbeelden: een wekelijkse spellenavond in een café, een vaste clubsessie, een conventiedag.
Geplande sessies
Een geplande sessie is een speciaal soort evenement gericht op één specifiek bordspel. Het heeft een eigen pagina, een maximum aantal plaatsen, een tijdslot en een deelnemerslijst. Geplande sessies kunnen op zichzelf staan ("Ik zoek 3 spelers voor Gloomhaven deze zaterdag") of genest zijn binnen een bovenliggend evenement als onderdeel van een grotere bijeenkomst. Zie Geplande sessies voor alle details.
Toernooien
Een toernooi is een competitief evenement waarbij Ludoya de indelingen genereert, live standen bijhoudt en het speelschema voor je opstelt. Zie Toernooien voor alle details.
Speelstands
Een speelstand biedt tafels over verschillende tijdsloten — spelers geven aan wanneer ze vrij zijn, en speelsessies worden gevormd zodra beschikbaarheid overlapt. Gemaakt voor demozones op conventies, open speeltafels in winkels en stands van uitgevers. Zie Speelstands voor alle details.
Gezamenlijk stelt een evenement met geplande sessies, subevenementen of een stand daarin bezoekers in staat om de volledige programmering te verkennen en zich in te schrijven voor precies wat ze willen spelen.
Aanwezigheidsmodi
Los van het type evenement heeft elk evenement een Aanwezigheidsmodus die door de organisator wordt gekozen — deze bepaalt of en hoe mensen zich inschrijven, en staat los van de zichtbaarheidsinstellingen.
RSVP (standaard)
De klassieke Ludoya-flow die op deze pagina wordt beschreven: deelnemers melden zich aan, kiezen een status en verschijnen in de deelnemerslijst. Capaciteit, reserveringen, het minimumaantal deelnemers en de rest zijn van toepassing. Elk evenement gebruikt deze modus, tenzij de organisator anders kiest.
Geen inschrijvingen
Een puur informatieve vermelding — er is geen RSVP-knop en geen deelnemerslijst, en niemand kan zien wie er gaat. Deelnemers kunnen nog steeds opmerkingen plaatsen, reageren, het evenement delen, het op de kaart bekijken en het aan hun agenda toevoegen. Handig om iets aan te kondigen zonder het aantal aanwezigen te verzamelen.
Externe inschrijvingen
De organisator stelt een call-to-actionlabel en -link in (bijv. "Registreer op Eventbrite") die de RSVP-knop vervangt voor bezoekers die nog niet op de deelnemerslijst staan. Als je erop klikt, wordt de externe aanmeldpagina in een nieuw tabblad geopend — openbare inschrijvingen gebeuren buiten Ludoya. Achter de schermen kan de organisator nog steeds handmatig een deelnemerslijst beheren: mensen uitnodigen, plekken reserveren, aangeven wie is komen opdagen, QR-codes scannen en deelnemersgegevens exporteren. Alles wat op die deelnemerslijst steunt, blijft ook werken — spellen op het evenement, loterijen, aangepaste formulieren en ervaringsniveaus. Als je bent uitgenodigd of als er een plek voor je is gereserveerd, kun je nog steeds met je eigen RSVP reageren (bevestigen, weigeren of je uitschrijven) — alleen bezoekers zonder uitnodiging zien in plaats daarvan de externe link.
Ludoya Tickets
Verkoop betaalde toegang rechtstreeks op Ludoya, met afrekenen op de evenementpagina en een QR-ticket per deelnemer. Beschikbaar voor in aanmerking komende groepen — zie Ludoya Tickets.
Toernooien en speelstanden hebben allebei een deelnemerslijst nodig — de ene om paringen te genereren, de andere om mensen aan tafels te plaatsen — dus ze kunnen RSVP of Externe inschrijvingen gebruiken (de organisator beheert de lijst), maar geen Geen inschrijvingen.
Twee dingen om te weten over Externe inschrijvingen: capaciteitsaantallen daar zijn alleen informatief, omdat inschrijvingen buiten Ludoya plaatsvinden, en reserveringen en het minimumaantal deelnemers zijn functies die alleen bij RSVP horen.
De pagina van het evenement
Informatie over de organisator
- Naam van de organisator en een link naar hun profiel
Zichtbaarheid & toegang
- Openbaar — iedereen op Ludoya kan het vinden en deelnemen
- Alleen vrienden — voor evenementen die je persoonlijk organiseert, beperkt tot je wederzijdse volgers
- Alleen groepsleden — voor groepsevenementen, beperkt tot die groep
- Alleen op uitnodiging — niemand ziet het tenzij de organisator hen uitnodigt
Afzonderlijk daarvan kan een organisator Iedereen met de link kan toegang krijgen aanvinken, zodat mensen het evenement via een gedeelde link kunnen bereiken, zelfs wanneer het anders niet zichtbaar is. Openbare evenementen zijn altijd via een link bereikbaar.
Locatiedetails
- Naam van de locatie, volledig adres, interactieve kaart en afstand vanaf jouw locatie met link naar de routebeschrijving
Datum, tijd & herhaling
- Specifieke datum, tijd en tijdzone
- Terugkerende evenementen (Player-niveau) herhalen zich elke week of om de paar weken op een gekozen weekdag, en worden weergegeven als "Wekelijks op maandag" of "Elke 3 weken op maandag tot 14 december". Organisatoren kunnen nieuwe herhalingen als concepten laten aanmaken zodat elke herhaling een laatste controle krijgt voordat deze live gaat
- Deelnemers kunnen zich voor de hele serie aanmelden in plaats van telkens voor één avond, en zich er net zo gemakkelijk weer voor afmelden
Afbeeldingen & beschrijving
- Door de organisator geüploade foto's en een beschrijving van wat je kunt verwachten
Sectie deelnemers
- Totaal aantal plekken, resterende plekken en een lijst van de huidige deelnemers
- Zodra elke plek bezet is, staat op de knop Vol en is deze niet meer aan te tikken. Algemene evenementen hebben geen wachtlijst waarop je je kunt zetten — die bestaat bij geplande sessies, waar een volle tafel Aanmelden voor de wachtlijst biedt. Houd het evenement in de gaten of vraag de organisator om een plek voor je te reserveren
- Wordt getoond bij RSVP- en Externe aanmeldingen-evenementen — bij externe evenementen worden de mensen vermeld die de organisator heeft toegevoegd, en bezoekers zien de externe aanmeldknop in plaats van de RSVP-knop. Geen aanmeldingen-evenementen slaan deze sectie helemaal over
Sociale thread
- Deelnemers kunnen reageren, vragen stellen en discussiëren
- Leuk vinden en antwoorden om gesprekken in threads te maken
- Evenementen verschijnen automatisch in de feeds van volgers, in de feed van de groep en in lokale ontdekking
Geplande sessies & subevenementen binnen
Elke geplande sessie verschijnt als een subsectie die het spel, het aantal spelers, rollen, ervaringsniveau, geschatte duur en een knop om deel te nemen toont. Zie Geplande sessies voor het volledige overzicht.
In het Club- of Business-plan kunnen evenementen ook subevenementen bevatten — volwaardige geneste evenementen die onder het hoofdevenement verschijnen. Elk subevenement heeft zijn eigen pagina, deelnemers en planning, en kan zelf geplande sessies organiseren. Dit is ideaal voor bijeenkomsten met meerdere tracks, waarbij elke track zijn eigen inschrijving, capaciteit en line-up nodig heeft.
Spellen op het evenement
Een bijeenkomst heeft een gedeelde lijst van de spellen die in de ruimte zullen zijn, zodat mensen kunnen zien wat eraan komt en kunnen aangeven wat ze graag willen spelen. Die verschijnt bij aanwezigheidsbevestiging- en externe inschrijvingen-evenementen — niet bij geen inschrijvingen-evenementen, die geen aanwezigheid bijhouden — en is specifiek voor bijeenkomsten, niet voor toernooien of stands.
Wie voegt spellen toe
- Iedereen die aanwezig is kan een titel uit de catalogus toevoegen en aangeven dat diegene hun exemplaar meeneemt
- Organisatoren kunnen daarnaast rechtstreeks in bulk toevoegen vanuit de Collectie van de groep; dat is handiger dan een winkelplank spel voor spel toevoegen
Hoe een exemplaar kan worden gebruikt
Degene die het spel meebrengt, geeft aan of het:
- Vrij om te spelen — pak het en begin wanneer je wilt
- Eigenaar aanwezig — alleen speelbaar zolang de persoon die het meebracht aanwezig is; ideaal voor uitgebreide regeluitleg en demokopieën
Organisatoren kunnen een spel ook als officieel markeren, wat betekent dat het evenement het verzorgt. Dat staat los van de twee opties hierboven — een officieel spel is nog steeds óf vrij om te spelen óf met eigenaar aanwezig.
Beschikbaarheid en reserveren
Elk exemplaar toont wanneer het daadwerkelijk vrij is, berekend op basis van het schema van het evenement en de eigen uren van de eigenaar, minus alles wat er al op is gereserveerd. Je reserveert een exemplaar niet rechtstreeks — je reserveert het door er een spel op in te plannen; dat creëert een tafel waar anderen zich bij kunnen aansluiten en blokkeert dat tijdslot in de beschikbaarheid van het exemplaar.
"Wat wil je spelen"
Veeg door de selectie en reageer op elk spel: 🤩 Moet spelen, 😊 Geïnteresseerd, 😐 Misschien, of 🤢 Overslaan. Liever een lijst? Er is een lijstweergave, filters voor populair, snel, eenvoudig, nieuw of wat je vrienden willen, en een ongedaan maken als je te snel veegt.
Organisatoren zien de resultaten samengevoegd op de kaart van elk spel, gewogen naar enthousiasme, zodat het duidelijk is welke titels een geplande sessie verdienen — en welke eigenlijk niemand wil.
Gespreksdraad
- Deelnemers kunnen reageren, vragen stellen en discussiëren
- Vind-ik-leuks geven en antwoorden om gespreksdraden te creëren
- Evenementen verschijnen automatisch in de sociale feeds van volgers, in de feed van de groep en in lokale ontdekking
Deelnemen aan een evenement
Deze sectie beschrijft RSVP-evenementen. Geen aanmeldingen-evenementen hebben geen RSVP-knop — die zijn alleen om door te bladeren. Externe aanmeldingen-evenementen gebruiken een externe aanmeldlink in plaats van de RSVP-knop voor bezoekers zonder uitnodiging, maar als de host je al heeft uitgenodigd of een plek voor je heeft gereserveerd, kun je nog steeds met je eigen RSVP reageren (bevestigen, afwijzen of verlaten) op de manier die hier wordt beschreven.
RSVP-statussen
- Gaat — aanwezigheid bevestigd
- Misschien — geïnteresseerd maar niet toegezegd
- Kan niet gaan — kan niet aanwezig zijn
- Uitgenodigd — de host heeft je uitgenodigd (in afwachting van je reactie)
- Gereserveerd — de organisator heeft een plek voor je vastgehouden
Hoe deelnemen
- Ga naar de pagina van het evenement of de geplande sessie
- Tik op Deelnemen — of Registreren bij een toernooi — en je bent erbij
- Die knop toont daarna je status; tik er opnieuw op om te wisselen naar Misschien, Kan niet gaan, of helemaal te verlaten
Als een geplande sessie vol is, zie je in plaats daarvan Aanmelden voor de wachtlijst, en je krijgt een melding als er een plek vrijkomt.
Aanmelden zonder account
Niet op Ludoya? Je kunt nog steeds meedoen via een link naar een evenement: voer je naam en e‑mail in op de evenementpagina en je krijgt een bevestiging. Er is geen account nodig.
Agenda exporteren
Voeg evenementen toe aan je agenda:
- iCalendar — download een .ics-bestand voor Outlook, Apple Agenda of andere apps
- Google Agenda — wordt direct toegevoegd en synchroniseert op al je apparaten
Een evenement organiseren
Een evenement aanmaken
- Ga naar Evenementen en klik op Evenement organiseren. Je kunt dit ook doen via een groep- of organisatiepagina als je toestemming hebt.
- Voer een titel, beschrijving in en upload afbeeldingen
- Stel datum, starttijd, tijdzone en duur in
- Stel de herhaling in als het zich herhaalt (Niveau Player)
- Voer de naam van de locatie en het adres in — Ludoya plaatst het automatisch op de kaart
- Kies de zichtbaarheid — en sta, als je wilt, toegang via link toe
- Stel de capaciteit en een minimumaantal deelnemers in, zodat de pagina "Nog 3 nodig" kan tonen totdat het evenement haalbaar is
- Sta optioneel toe dat deelnemers plekken voor andere mensen reserveren, beperk hoeveel ieder mag reserveren en bepaal of anonieme gasten (een +1 in de telling) zijn toegestaan
Let op dat iedereen dit ook aan zijn/haar kant beheert: als iemand heeft beperkt wie hem/haar mag uitnodigen of voor hem/haar een plek mag reserveren, dan gaat die voorkeur boven de instellingen van je evenement. Zie Privacy & Zichtbaarheid.
Nog niet klaar om te publiceren? Als concept opslaan, en het evenement blijft verborgen totdat je op Publiceren klikt.
Machtigingen
Drie instellingen, elk in te stellen op Iedereen, Deelnemers of Organisatoren:
- Wie kan spellen meenemen — wie een exemplaar uit de spellenlijst mag claimen
- Wie kan geplande sessies aanmaken — wie een tafel aan het programma mag toevoegen
- Wie kan mensen uitnodigen — wie anderen mag meenemen
Deelnemers beheren
- Bekijk wie gaat, wie misschien gaat, wie is uitgenodigd en wie een reservering heeft
- Nodig specifieke personen uit, reserveer plekken voor hen of verwijder hen
- Hernoem een gast of bewerk iemands aantal gasten wanneer plannen veranderen
- Markeer als no-show na het evenement (en maak het ongedaan) om de betrouwbaarheid van aanwezigheid bij te houden op spelerprofielen
- Bij evenementen met Externe inschrijvingen werken deze tools nog steeds, ook al is er geen openbare RSVP-knop — inschrijvingen gebeuren buiten Ludoya, maar je nodigt uit, reserveert, verwijdert, markeert aanwezigheid en scant QR-codes op dezelfde manier
Levenscyclus van het evenement
- Concept — geschreven maar nog niet gepubliceerd; alleen jij kunt het zien
- Open — live en accepteert inschrijvingen
- Vol — elke plek bezet
- Bezig — vindt nu plaats
- Gesloten — inschrijvingen gepauzeerd, en je kunt ze heropenen
- Geannuleerd — deelnemers worden op de hoogte gesteld, en je kunt het herstellen
- Voltooid — het heeft plaatsgevonden; de definitieve aanwezigheid blijft op de pagina staan
Op het niveau Business kunnen inschrijvingen ook automatisch openen en sluiten op tijden die je instelt — handig voor vroegboektijdvakken, of om de inschrijving gesloten te houden totdat je het evenement hebt aangekondigd.
Een evenement bewerken
Klik op Bewerken op je evenementpagina om details bij te werken. Grote wijzigingen stellen deelnemers automatisch op de hoogte.
Toernooien (niveau Club)
Een toernooi is een eigen type evenement, georganiseerd door een groep. Vanuit de groepspagina kies je Toernooi organiseren, kies je Zwitsers, gemengd of enkel-/dubbele eliminatie, en Ludoya maakt de indelingen voor elke ronde, houdt een live klassement bij met configureerbare tiebreakregels en tekent het toernooischema zodra wedstrijden worden afgerond. Elke indeling wordt een geplande sessie die je spelers zoals elke andere melden.
Zie Toernooien voor de formaten, tiebreakregels en hoe je de dag organiseert.
Verlotingen (niveau Club)
Geef spellen en prijzen weg aan je aanwezigen met een live, geanimeerde trekking die iedereen kan bekijken. Verlotingen zijn beschikbaar voor RSVP- en Externe inschrijvingen-evenementen — niet voor Geen inschrijvingen-evenementen, die de aanwezigheid niet bijhouden.
Het evenement moet tot een groep behoren, en het is het plan van de gastheergroep dat het ontgrendelt — je persoonlijke abonnement dekt geen evenement dat je binnen een club organiseert.
Een verloting opzetten
- Open je evenement en kies Nieuwe verloting
- Geef desgewenst een titel en beschrijving, voeg vervolgens je prijzen toe — elk kan meer dan één winnaar hebben als je meerdere exemplaren weggeeft
- Open de verloting zodat aanwezigen kunnen zien wat er te winnen valt
- Vergrendelen en starten wanneer je er klaar voor bent. Bij het vergrendelen worden de deelnemers vastgelegd — alle bevestigde en gereserveerde aanwezigen, inclusief gasten — en wordt de prijzenlijst bevroren
Winnaars loten
Trek één prijs tegelijk, met een live geanimeerde onthulling die iedereen in de zaal kan zien. Als een winnaar niet aanwezig is, annuleer die trekking en kies opnieuw. Je kunt een prijs overslaan, alles resetten en opnieuw beginnen, of de verloting voltooien wanneer je klaar bent.
De resultaten blijven daarna op het evenement staan, zodat mensen altijd kunnen zien wie wat heeft gewonnen.
Tips
Als deelnemer: Bevestig je deelname tijdig, geef je spellen op, kom opdagen en wees sociaal in de discussiedraad van het evenement.
Als organisator: Schrijf duidelijke beschrijvingen, maak vóór het evenement geplande sessies aan, ga in gesprek met deelnemers in de discussiedraad, registreer achteraf de aanwezigheid en bedank je gemeenschap.