Elke club, groep of organisatie op Ludoya heeft een console voor de mensen die hem runnen. Open de pagina van je club en kies Beheren, of ga direct naar ludoya.com/jouw-club/manage. Alleen de beheerders van de club, en leden aan wie je extra toegang hebt gegeven, kunnen hem openen.
De console is opgedeeld in secties aan de zijkant: Basis (dashboard, instellingen, integraties, gegevens), Mensen, Spelbibliotheek, Activiteit, Statistieken en Geld. Elke sectie werkt hetzelfde: tabellen die je kunt sorteren en filteren, een paneel dat een rij bewerkt zonder de pagina te verlaten, en dezelfde werkbalk bovenaan. Op een telefoon wordt de zijlijst een sectiekiezer en worden tabellen kaarten.
Het dashboard
Het eerste dat je ziet is wat op jou wacht:
- Vraagt aandacht: berichten aan de club zonder antwoord, meldingen om te bekijken, uitleningen die te laat zijn, leden die hun contributie nog moeten betalen, komende evenementen waarvoor niemand zich heeft aangemeld. Elke regel opent de plek waar je het afhandelt.
- Instellen afmaken: dezelfde stappen als de kaart Breng je club op gang van de club op de Startpagina, met dezelfde voortgang (de pagina, de volgende spelavond, de leden, de pagina delen, een extra organisator; een winkel, een festival of een uitgever ziet ze in eigen woorden). Elke stap heeft een knop Herstellen, en de stappen die niet van toepassing zijn kun je voorgoed wegwuiven. Een club zonder eigen login krijgt dat te zien onder Vraagt aandacht.
- Volgend evenement, met hoeveel mensen zich hebben aangemeld.
- In één oogopslag: leden (en hoeveel er deze maand bij kwamen), komende evenementen, partijen deze maand en het plan van de club.
- Nog een club meebrengen (voor beheerders): de uitnodigingslink van de club voor een andere club, om te delen of te kopiëren. Als die club zijn eerste evenement met 5 mensen houdt, krijgt een gratis club een maand het Club-plan, net als de club die hij meebracht (tot 12 maanden per jaar); een betalende of Business-club krijgt in plaats daarvan de Ambassadeur-badge. Daaronder de clubs die je hebt meegebracht: in afwachting, verdiend of na 90 dagen verlopen.
Leden
De verzoeken om lid te worden staan bovenaan met het bericht dat elke persoon schreef, en Accepteren of Afwijzen ernaast. Daaronder staat iedereen in de club: rol, lidmaatschapsniveau, of de contributie op orde is en tot wanneer, de datum waarop iemand lid werd en wanneer hij het laatst gezien is. Filter op naam, kies de kolommen die je wilt, of download de lijst.
Vanuit de werkbalk:
- Uitnodigen met een link of QR-code, om af te drukken voor het mededelingenbord van de club.
- Lid toevoegen voor mensen zonder Ludoya-account. Ze tellen als leden, de club bewaart hun gegevens, en als ze zich later aanmelden worden ze gekoppeld aan hun eigen account.
- Aanmeldformulier: de vragen die mensen beantwoorden als ze lid willen worden. De antwoorden worden kolommen in de ledentabel. Formulieren kun je opslaan als sjabloon en hergebruiken voor evenementen.
- Interne velden: de eigen kolommen van de club, zoals een lidnummer of een aantekening. Alleen beheerders zien ze.
- Lidmaatschapsniveaus en de filters Verlengen binnenkort en Contributie te betalen: zie Lidmaatschapsniveaus en contributie.
Elk lid opent in één venster: wijzig de rol of het niveau, noteer de contributie, stuur een bericht of verwijder iemand uit de club. Als iemand die lid is geworden overeenkomt met een lid dat je zonder account had toegevoegd, gebruik dan Samenvoegen met zodat de club één dossier houdt.
Formulieren heeft ook een eigen sectie, met elk sjabloon dat de club gebruikt voor aanmelden en voor inschrijvingen bij evenementen.
Berichten, meldingen en mededelingen
De inbox en moderatie staan op het Dashboard; aankondigingen hebben een eigen onderdeel, onder Personen.
De inbox van de club. Berichten aan de club komen in één gedeelde inbox. Kies een gesprek om het te lezen en te antwoorden als de club: met een antwoord is het afgehandeld, en Als afgehandeld markeren sluit een gesprek dat geen antwoord nodig heeft, zodat twee beheerders nooit twee keer dezelfde persoon antwoorden. Schrijft een lid opnieuw (ook een bedankje), dan staat het weer onder In afwachting, waar Als afgehandeld markeren het opnieuw sluit. Met het Club-abonnement wijst Wie het heeft een gesprek toe aan één beheerder.
Moderatie. Meldingen over berichten binnen de club komen langs met de auteur en de gemelde tekst: haal het bericht uit de club, of wijs de melding af. Je hoeft ook niet op een melding te wachten: Uit de club halen, in het ⋮-menu van elk bericht in de tijdlijn van de club, doet hetzelfde. Hoe dan ook verdwijnt het bericht uit de tijdlijn van de club en houdt de auteur het op het eigen profiel. Je kunt een lid dempen tot een datum, met een reden die het ziet, en zien wie geblokkeerd is.
Aankondigingen. Schrijf je leden via hun meldingen en hun inbox. Kies Wie dit hoort:
- iedereen;
- de organisatoren;
- Vaste bezoekers: drie of meer clubavonden in het afgelopen jaar, en ze komen nog steeds in hun gewone tempo;
- Vaste bezoekers die zijn weggebleven: ze kwamen vroeger en zijn gestopt, dus ze tellen niet mee bij Vaste bezoekers;
- Nieuwkomers die nooit terugkwamen: ze kwamen één keer;
- leden die nog nooit geweest zijn op een avond;
- leden met openstaande contributie;
- leden die een bepaald antwoord gaven op een aanmeldvraag.
Elke keuze laat zien hoeveel mensen ze bereikt, en Bekijk wie dit hoort toont ze op naam voordat je één woord schrijft; elke naam opent het profiel van dat lid.
Om iedereen van één evenement te schrijven, open je het evenement via Evenementen en gebruik je de eigen aankondigingen ervan. Je ziet hoe een bericht aankomt voordat je het verstuurt, kunt eerst Stuur mij een test gebruiken, en je concept blijft op het apparaat bewaard tot je het verstuurt. Eén per week, of vier met het Club-abonnement, zodat de club het waard blijft om naar te luisteren.
Auditlog. Elke wijziging die een beheerder doet (een rol, een niveau, vastgelegde contributie, een instelling) wordt opgeschreven en kan niet worden aangepast: wie, wat en wanneer. Filter hem, of download hem als spreadsheet.
Evenementen, campagnes en partijen
- Evenementen: komende, afgelopen en terugkerende. Een wekelijkse serie is één rij, geen negentig: open het programma, verplaats of annuleer één datum, of pauzeer en hervat de serie. Herhaal de laatste zet de volgende avond met één klik klaar.
- Campagnes: elke campagne die de club draait, met leden en sessies. Campagnes waar al een tijd niemand aan speelt staan apart gegroepeerd, zodat je ze in bulk kunt sluiten of archiveren, en de verzoeken om mee te doen komen allemaal in één wachtrij.
- Partijen: alles wat er in de club gespeeld is. Wijzig de zichtbaarheid, de plek of de club van veel partijen tegelijk, of verwijder ze.
- Locaties: elk adres waar de club actief is, met openingstijden en plekken. Zie Locaties.
De Collectie van de club is dezelfde inventaris die je voor je eigen spellen gebruikt, beheerd voor de club: zie Collectie.
Statistieken
Analyse laat zien hoe de club het de afgelopen twaalf maanden doet: leden, wie erbij kwam en wie wegging, gehouden avonden en de gemiddelde opkomst per avond, hoe vol de tafels waren, de mensen die de club dragen, en welke spellen tafels vullen en welke staan te verstoffen op de plank. Betrokkenheid van leden toont iedereen met de avonden waarop die kwam en zijn of haar Late afmeldingen: clubavonden waarvoor die in de 24 uur voor de start de plek opgaf en waarvoor die niet terugkwam. Elke late afmelding staat in de aanwezigheidsgeschiedenis van die avond. Elke grafiek downloadt als spreadsheet, en Deze mensen schrijven maakt van de lijst van wie is weggebleven, of van wie één keer kwam en nooit terugkwam, een mededeling aan hen.
Wat te spelen toont de spellen die je leden willen spelen, de meest gevraagde eerst, naast of de club een exemplaar heeft en wanneer het voor het laatst gespeeld is. Plan een partij direct vanuit die rij.
Instellingen en rechten
Instellingen bevat de identiteit van de club (naam, logo, beschrijving, type), de sociale links, de hoofdlocatie, de accountgegevens, de zichtbaarheid en hoe mensen lid worden. De beschrijving kan ook direct op de pagina van de club worden gewijzigd: de beheerders zien hem onder Over, met een potlood waarmee ze hem daar meteen bewerken.
Rechten is één tabel. De rijen zijn wat mensen mogen doen: in de tijdlijn van de club plaatsen, de ledenlijst zien, mensen uitnodigen, evenementen organiseren, partijen plannen, partijen vastleggen, de uitleenbalie doen. De kolommen lopen van Iedereen via leden, elk van je lidmaatschapsniveaus en organisatoren, tot Beheerders. Klik op een cel om die kolom, en alles rechts ervan, het te laten doen. Rijen zonder schakelaar staan vast.
Hier open je ook de tweedehandsmarkt van de club, met Wie advertenties bij de club mag plaatsen, en de clubchat, met Wie in de clubchat mag schrijven: alle leden, organisatoren of beheerders. Beide staan eerst uit. Zet je de chat aan, dan zitten alle leden er meteen in en krijgt de pagina van de club een rij Clubchat; zet je hem uit, dan blijft de geschiedenis bewaard, alleen-lezen.
Extra toegang. Sommige taken hebben geen beheerder nodig. Geef een lid toegang tot alleen de spellenbibliotheek of alleen de ledenadministratie, en het krijgt die onderdelen van de console en verder niets. Organisatoren kunnen de evenementen al runnen en, met het Business-abonnement, de balie voor tafelboekingen.
Geld, integraties en gegevens
Abonnement en uitbetalen toont het abonnement van de club en wanneer het verlengd wordt, wat het dekt en wat het volgende abonnement zou toevoegen. Secties die het abonnement niet dekt, blijven zichtbaar in de console, gemarkeerd, en zeggen welk abonnement ze opent. Onder het abonnement staan bij Facturen alle betalingen van de club aan Ludoya ervoor, de nieuwste eerst, met het abonnement waarvoor elke betaling was: open er een voor de factuurpagina van Stripe, of download de pdf voor de boekhouder, zo vaak als je wilt. De naam, het adres en het btw-nummer van de vereniging komen op de facturen: kies Ik koop als bedrijf wanneer je het abonnement betaalt, of gebruik, als de club al betaalt, Factuurgegevens onder de facturen. Zet de officiële naam van de vereniging bij Naam, niet die van een persoon. Een Spaanse vereniging kiest ES CIF als soort fiscaal nummer en typt haar CIF (G12345678), of ES VAT met ES ervoor (ESG12345678); beide werken. De gegevens gelden vanaf de volgende factuur; wil je een eerdere opnieuw laten uitgeven, schrijf dan naar app@ludoya.com. Hier verbindt de club ook haar Stripe-account om betaald te worden voor tickets en contributie met een kaart, en ziet ze wat haar evenementen aan tickets hebben opgebracht. Beheerders krijgen er tips voor, net als voor Lidmaatschap, onder Meer opties (⋮) › Leid me rond.
Integraties toont overal waar de club is gekoppeld: Telegram en Discord, met een testbericht voor elke koppeling, de insluitbare widgets voor je website, de WordPress-plug-in en de sleutel van de publieke API.
Gegevens is één deur naar binnen en naar buiten:
- Leden importeren uit een CSV- of Excel-bestand, met een voorbeeld per rij voordat er iets wordt opgeslagen
- Exporteren van leden, evenementen, de collectie en speelsessies
- De collectie of speelsessies importeren uit Ludoya of uit BoardGameGeek; de BGG-koppeling van de club staat hier en is van haar beheerders
- Een gegevensverzoek van een lid beantwoorden: download zijn gegevens als pdf, of wis wat de club over hem bewaart