Organisaties

Op Ludoya is een organisatie simpelweg een account dat een gemeenschap vertegenwoordigt in plaats van een persoon — een club, een spellencafé, een uitgever, een festival. Het werkt zoals elk ander account: het heeft een gebruikersnaam en een profielpagina op ludoya.com/your-name, het heeft een spellencollectie, het plaatst berichten en het organiseert evenementen. Wat het een organisatie maakt, is dat het leden heeft.

Er is geen aparte categorie om te leren kennen. Een groep die je aanmaakt om je vrienden te organiseren is hetzelfde soort account, alleen zonder eigen inlog — je beheert het vanuit je profiel. Geef het een e-mailadres en wachtwoord wanneer je er klaar voor bent en dan staat het op zichzelf, zodat personeel kan inloggen als de locatie zonder via iemands persoonlijke account te gaan. Leden, rollen, evenementen, collectie en geschiedenis worden allemaal ongewijzigd overgenomen, en het is met een paar klikken geregeld.

Het omzetten van je eigen account in een organisatie gaat net zo snel, al is het verstandig hier goed over na te denken als het een account is waarmee je speelt — zie hieronder.

Waarom het eigen inloggegevens geven

Twee dingen veranderen zodra het account inloggegevens heeft:

• Het personeel kan inloggen als de locatie. Niemand hoeft persoonlijke inloggegevens uit te lenen, en als iemand vertrekt, neemt die persoon het account niet mee.
• Het kan een premium-abonnement hebben. De niveaus Club en Business — toernooien, kaartverkoop, plattegronden, de publieke API — worden gekocht door het account dat de evenementen organiseert.

Al het overige — leden, rollen, een gezamenlijke collectie, evenementen, berichten plaatsen als de gemeenschap — heb je al zonder die inloggegevens.

Een organisatie aanmaken

Optie 1: Vanuit een gebruikersaccount

Je kunt een gebruikersaccount omzetten in een organisatie door óf een gloednieuwe account te registreren en die tijdens de onboarding om te zetten in een organisatie, óf door een bestaande persoonlijke account die je al hebt te converteren.

Registreer een nieuwe gebruiker en stel deze in als organisatie

De aanbevolen route wanneer je nog geen geschikt account hebt: registreer een nieuwe gebruiker specifiek voor de organisatie en gebruik de onboarding-snelkoppeling om deze vanaf dag één als organisatie te configureren.

1. Registreer je als nieuwe gebruiker met het e-mailadres en wachtwoord dat je voor de organisatie wilt gebruiken
2. Kies bij de stap Welk type account? het passende type — Club, Winkel, Uitgever, Festival of Overig. Het staat naast Speler als een volwaardige optie, geen omweg
3. De volgende stap wordt Stel je organisatie in, waar je bepaalt wie wat mag doen en of je openingstijden publiceert
4. Rond de onboarding af

De naam, beschrijving en avatar zijn die welke je het account in de eerdere onboardingstappen hebt gegeven — deze stap gaat over hoe de organisatie zich gedraagt, niet over hoe zij heet. Machtigingen bepaalt het minimale publiek voor elke actie (berichten plaatsen, evenementen hosten, geplande sessies plannen, speelsessies registreren, uitnodigen, de ledenlijst bekijken), en Openingstijden publiceert je tijden op het profiel en voedt de Open om-filter in Verkennen. Al deze zaken zijn later te bewerken.

Het type dat je kiest bepaalt ook met welke widgets je pagina's beginnen, dus een winkel zet het assortiment en de evenementen voorop, terwijl een festival uitsluitend de evenementen voorop zet. Je kunt dit later allemaal herschikken.

De gloednieuwe account is vanaf het begin als organisatie geconfigureerd, zonder tussenliggende persoonlijke-gebruiksfase.

Zet je bestaande persoonlijke account om

Dit zet je huidige account om van persoonlijk naar organisatieaccount op dezelfde plek. Je inloggegevens (e-mail en wachtwoord) blijven precies zoals ze zijn, samen met alle speelsessies, statistieken, vrienden en de collectie die al aan het account zijn gekoppeld. De publieke identiteit van de organisatie — naam, bio, avatar — stel je vers in via het formulier voor het aanmaken van de groep dat tijdens de omzetting verschijnt, zodat je je persoonlijke profielgegevens niet als branding van de organisatie hoeft mee te nemen.

1. Ga naar Instellingen → Accountinformatie, of Profiel → Profiel bewerken — de optie staat in beide
2. Tik op Omzetten naar organisatie
3. Vul het formulier in (naam, bio, avatar) — dit wordt het publieke gezicht van de organisatie
4. Bevestig de omzetting

Je behoudt je account en alles wat erin zit; het krijgt simpelweg organisatiefunctionaliteit — leden, evenementen en berichten plaatsen als de organisatie. Leden die je toevoegt kunnen helpen bij het beheer. En het is omkeerbaar: je kunt de organisatie later via de instellingen weer terugzetten naar een normaal profiel.

⚠️ Denk twee keer na bij een account waarmee je daadwerkelijk speelt. Converteren wist niets — maar het scheidt ook niets. Alles wat je als persoon hebt opgebouwd — speelsessies, statistieken, recensies en spellen — blijft op dit account staan en wordt onderdeel van de publieke geschiedenis van de organisatie, en je profiel leest nu als de locatie in plaats van als jij. Wil je je eigen spelletjesleven gescheiden houden van dat van de club, registreer dan een nieuw account voor de organisatie (hierboven) of promoveer in plaats daarvan een groep (Optie 2). Converteren is eigenlijk alleen passend voor een account dat vanaf het begin voor de organisatie is aangemaakt.

Optie 2: Een groep promoten

Als je een groep beheert en die een eigen inlog wilt geven — zodat medewerkers kunnen inloggen als de locatie, en het account een premiumabonnement kan hebben:

1. Ga naar je groep
2. Tik op het menu (⋮) → Organisatieaccount maken
3. Voer een Organisatie-e-mailadres in en stel een Wachtwoord in, tik vervolgens op Volgende
4. Voer de code in die naar dat e-mailadres is verzonden en tik op Bevestigen

De groep behoudt alles — leden, rollen, evenementen, collectie, geschiedenis — en krijgt eigen inloggegevens. Je blijft ingelogd als jezelf; de nieuwe inlog is er voor wanneer je als de organisatie wilt optreden.

Mogelijkheden van organisaties

Kernfuncties

• Onafhankelijke spellencollectie: Beheer je eigen collectie, los van de persoonlijke collectie van welk lid dan ook. Ideaal voor winkels die hun voorraad tonen of uitgevers die hun spellen presenteren. Groepen hebben geen eigen collectie — dit is alleen voor organisaties.
• Samengevoegde ledencollecties: Naast de eigen collectie van de organisatie zie je een gecombineerde weergave van spellen die leden bezitten — handig voor het plannen van evenementen of om te begrijpen wat de spelers hebben.

• Ledenrollen & uitnodigingen: Beheer beheerders, organisatoren en leden. Nodig uit via zoeken, link of QR-code.
• Evenementen organiseren: Organiseer evenementen onder de naam van je organisatie. Leden melden zich aan en wonen deze bij.
• Activiteitenfeed: De eigen feed van je organisatie met berichten, speelsessies en evenementen.
• Groepsstatistieken: Aantal speelsessies, meestgespeelde spellen, activiteitstrends van leden.
• Insluitbare widgets: HTML-fragmenten voor je website die evenementen, spellen of recente speelsessies tonen.

Synchronisatie met BGG

Koppel je Board Game Geek-account om je collectie automatisch te synchroniseren. Spellen die je aan BGG toevoegt, verschijnen automatisch in je Ludoya-collectie. Ideaal voor winkels en uitgevers die de voorraad gesynchroniseerd houden.

Premiumfuncties

Organisaties kunnen een premiumabonnement afsluiten om geavanceerde tools voor het hosten en coördineren te ontgrendelen.

Niveau Club

• Toernooien: Maak een evenement van het type toernooi en voer het uit als Zwitsers systeem, mixer of enkel-/dubbel-eliminatie — Ludoya genereert de indelingen en de bracket en houdt live ranglijsten met tiebreakers bij.
• Verlotingen: Geef spellen en prijzen weg aan je aanwezigen met een live, geanimeerde trekking die iedereen kan bekijken.
• Subevenementen: Plaats volwaardige evenementen binnen een hoofdevenement voor bijeenkomsten met meerdere programmalijnen.
• Gezamenlijk gehoste evenementen: Nodig andere groepen uit om mee te hosten, laat hen subevenementen beheren en accepteer hostaanvragen.
• Beschikbaarheids-heatmap: Zie wanneer je aanwezigen daadwerkelijk aanwezig zullen zijn en plan de grote spellen op het piekmoment.
• Telegram-integratie: Verbind de organisatie met een Telegram-chat voor geautomatiseerde evenementaankondigingen.

Business-niveau

Alles van Club, plus:

• Ludoya Tickets (wordt geleidelijk uitgerold): Verkoop betaalde toegang met afrekenen op het platform, QR-inchecken per ticket en verkoopregistratie, uitbetaald via je eigen Stripe-account.
• Interactieve plattegronden van de locatie: Upload een afbeelding van de plattegrond voor een van je locaties en plaats je plekken (tafels, kamers, speelruimtes) er visueel op — deelnemers verkennen een versleepbare, in- en uitzoombare kaart van je ruimte. Benoemde plekken zijn voor alle organisatieaccounts gratis; dit voegt de visuele kaartlaag toe. Wanneer je een evenement organiseert, reserveren subevenementen en geplande sessies elk een plek, zodat deelnemers altijd weten naar welke tafel of kamer ze moeten gaan.
• QR-toegangsverificatie: Deelnemers tonen een QR-code vanaf de evenementpagina; het scannen ervan bij de ingang bevestigt dat ze op de lijst staan en checkt hen in, waardoor je aanwezigheidsregistratie wordt opgebouwd naarmate mensen arriveren. Voor het scannen is de mobiele app nodig en het evenement moet bij een groep horen.
• Aangepaste aanwezigheidsformulieren: Voeg aangepaste velden toe aan de evenementregistratie (bijv. "Gewenst ervaringsniveau?" of "Dieetbeperkingen?").
• Export van deelnemersgegevens: Download de volledige deelnemerslijst, met alle formulierantwoorden, als CSV.
• Automatisch openen/sluiten: Plan dat de registratie automatisch opent en sluit.
• Publieke API: Genereer een API-sleutel en haal de evenementen, leden, collectie en statistieken van je organisatie op naar elke externe website of app — en voeg Inloggen met Ludoya toe aan je eigen site.

Terugkerende evenementen, campagnes en de andere voordelen van het Player-niveau horen bij persoonlijke abonnementen in plaats van bij organisatieabonnementen.

Zie Premium voor abonnementsdetails en prijzen.

Je organisatie beheren

Instellingen bewerken

Open het profiel van je organisatie en gebruik het ⋮-menu:

• Profiel bewerken — naam, beschrijving, avatar, zichtbaarheid, toetredingsbeleid en de per-actie machtigingen voor elke rol
• Profiel aanpassen — welke widgets er op de pagina van de organisatie verschijnen en in welke volgorde
• Telegram-instellingen — koppel een chat en kies wat wordt aangekondigd (zie Integraties)
• Openbare API — API-sleutels en Inloggen met Ludoya, in het Business-abonnement (zie Publieke API)
• Leden — de ledenlijst, rollen en openstaande verzoeken

Het e-mailadres en wachtwoord van de organisatie horen bij het account en niet bij het profiel, onder Instellingen → Accountinformatie — dezelfde plek als voor een persoonlijk account, omdat een organisatie een account is.

Leden beheren

• Lidmaatschapsverzoeken goedkeuren: als je het beleid "Aanvraag" gebruikt
• Leden uitnodigen: zoek op naam of stuur een link/QR-code
• Rollen wijzigen: promoveren tot Beheerder/Organisator of degraderen tot Lid
• Leden verwijderen: indien nodig
• Ledenstatistieken bekijken: bekijk hun activiteit en aanwezigheid

Premium beheren

Bekijk je huidige abonnement, facturering en verlengingsdatum. Upgrade, downgrade of annuleer op elk moment.

Organisatie verwijderen

Als je de organisatie niet meer nodig hebt, kun je deze verwijderen. Dit zet je account terug naar een gewoon persoonlijk account. Waarschuwing: dit kan niet ongedaan worden gemaakt—controleer eerst of je alle belangrijke gegevens hebt geëxporteerd.

Lid worden van een organisatie

Het proces om je aan te sluiten is hetzelfde als bij een groep:

• Open organisaties: Klik op Lid worden en je bent direct binnen
• Alleen op verzoek: Klik op Verzoek om lid te worden en wacht op goedkeuring
• Alleen op uitnodiging: Gebruik een uitnodigingslink of QR-code om een verzoek in te dienen of direct lid te worden

Wanneer je lid wordt, begroet een welkomstvenster je met een korte samenvatting van wat je nu in deze community kunt doen. Je wordt standaard Lid (Beheerders kunnen je rol wijzigen).

Organisatieprofielen

Je organisatie heeft een openbaar profiel dat het volgende toont:

• Logo / avatar
• Naam en beschrijving
• Aankomende evenementen
• Recente berichten en activiteit
• Aantal leden
• Hoogtepunten uit de collectie (indien openbaar)
• Knop om lid te worden of optie om lidmaatschap aan te vragen

Ideaal om nieuwe leden aan te trekken en te laten zien waar je organisatie voor staat.

Zie ook:

• Groepen — gemeenschapsruimtes voor speelgroepen
• Evenementen — het organiseren en deelnemen aan evenementen
• Premium — abonnementsfuncties en prijzen
• Integraties — verbinden met BGG en Telegram