Professional tools for organizers who run events at scale — QR entry verification at the door, interactive floor plans, custom registration forms, attendee data export, and availability analysis. Custom registration forms (up to 5 questions; unlimited on Club) and attendee data export are free on every plan; the rest are available on Club and Business premium tiers.
QR Entry Verification (Business Tier)
Check people in at the door by scanning a QR code. Ludoya confirms they're on the list and marks them as having shown up, so your attendance record builds itself as people arrive — no clipboard, no reconciling afterwards.
Re-scanning the same code is harmless: the app says "Already checked in" rather than double-counting.
Two things to set up before the doors open:
- Turn on QR attendance for the event. It's off by default — enable Verify attendance with QR code in the event's settings. The option is only available on events hosted by a group, not personal ones.
- Put the mobile app on the door device. Scanning uses the camera, which the web app can't reach. Attendees don't need the app — their QR code displays fine in a browser.
Anyone who didn't turn up can still be marked with Mark as no-show on the attendee list afterwards.
How It Works
- Attendees open the event page in the Ludoya app and tap the RSVP button
- The RSVP button reveals a drop-down menu with options to change their RSVP, leave the event, edit their own attendance schedule, and show their QR code when asked
- The unique QR code is generated on demand in the app when the attendee picks "Show QR" — no emails, no printing, no pre-issued codes to keep track of
- At the door, scan the code — Ludoya checks it against the RSVP list and shows whether the person is allowed in
QR Codes
- Each attendee's code is unique to the specific event and generated on demand in the app
- Shown directly from the RSVP button's drop-down menu on the event page
- Scanning is instant — works with any phone camera
Benefits
- Fast, frictionless door checks without clipboards or paper lists
- Instant RSVP verification — is this person allowed in or not?
- No pre-issued codes to lose, forward, or reprint
- Prevents non-RSVP'd arrivals from slipping in
Lugares com nome (Organizações)
Defina lugares com nome dentro da sua localização e atribua eventos e partidas programadas a eles.
Localizações e lugares
Localizações (sua localização, ou qualquer espaço físico que a organização use) podem conter lugares com nome que correspondem às áreas reais dentro delas:
- Um café pode ter um lugar para cada mesa ("Mesa 1", "Mesa 2", "Mesa junto à janela")
- Um centro de convenções pode ser dividido em salas ("Sala Principal", "Sala de RPG", "Área de demonstrações")
- Um local com vários andares pode rotular os lugares por andar ("Andar de cima — Mesa A", "Andar de baixo — Sala do fundo")
Configurar lugares
- Vá às configurações da sua organização e escolha a localização que deseja configurar
- Crie e nomeie os lugares dessa localização (por exemplo, "Mesa 1", "Sala do fundo", "Sala Principal")
Usar lugares em eventos
Qualquer evento nessa localização pode reservar lugares — e pode reservar vários de uma vez, não apenas um. Uma noite de clube que ocupa a sala do fundo e duas mesas da frente escolhe os três.
Como isso geralmente funciona:
- Um evento que ocupa toda a localização (uma convenção, uma noite de clube que toma conta do lugar) frequentemente ignora os lugares completamente e fica apenas na localização. Isso é normal — os lugares são opcionais.
- Subeventos escolhem as salas ou áreas que sua trilha ocupa, para que os participantes saibam para onde ir: "Trilha para iniciantes → Sala Principal", "Trilha avançada → Sala do fundo".
- Partidas programadas escolhem a mesa em que são jogadas.
Uma regra útil: quando um evento pai já tiver reservado lugares, seus filhos deixam de oferecer o seletor de lugares — a escolha do pai já descreve onde tudo está acontecendo. Deixe o pai sem lugares se você quiser que cada subevento e cada mesa marquem seu próprio lugar.
Assim, os participantes veem exatamente onde está sua trilha ou sua mesa, e duas coisas ocorrendo ao mesmo tempo não podem acabar reservando a mesma mesa.
Plantas interativas do recinto (nível Business)
Adicione uma camada de mapa visual sobre os seus lugares com nome. Carregue uma imagem da planta e posicione cada lugar nela — os participantes exploram o seu recinto num mapa deslocável e com zoom, com cada mesa, sala ou área de jogo marcada.
Configurar uma planta
- Nas configurações de localização da sua organização, ative a planta para uma localização que já tenha lugares
- Carregue uma imagem da planta (uma foto, diagrama ou desenho arquitetônico)
- Clique em qualquer lugar para arrastá-lo para a área correta da imagem
Sem uma planta, os lugares ainda funcionam como rótulos de texto simples ('você está na Mesa 3'). A planta visual destaca-se em recintos maiores onde a navegação importa.
Ideal para
- Recintos grandes com várias salas ou zonas
- Convenções com dezenas de mesas
- Cafés de jogos de tabuleiro onde clientes habituais querem escolher o seu lugar favorito
- Qualquer recinto onde "Onde está o meu jogo?" seja uma pergunta comum
Custom Attendance Forms (free on every plan — up to 5 questions, unlimited on Club)
Ask attendees questions when they RSVP — collect information you need to run a better event, all without leaving Ludoya for an external form builder.
Creating Custom Questions
- Open the event's settings and pick the Form section
- Add your questions, dragging them into the order you want (or duplicating one you've already set up)
- Mark any question required
- Save — the questions appear when people sign up
Note the event must belong to a group, and adding a form turns off anonymous guests: if you're asking questions, Ludoya needs to know who's answering.
Question Types
- Short answer — a line of free text
- Paragraph — a longer written answer
- Single choice — pick one from a list
- Multiple choice — pick as many as apply
- Linear scale — rate on a range, with labels at each end
- Multiple choice grid — several questions sharing one set of answers, in rows and columns
- Personal information — ask for an email, phone number, date of birth or gender, validated properly instead of collected as free text
Example questions:
- "Do you have any dietary restrictions?"
- "How familiar are you with heavy euro games?"
- "Do you need a lift?"
- "First time attending?"
Ask Per Guest
Any short-answer, choice or personal-information question can be marked Ask per guest. It's then answered separately for every extra person an attendee brings — reserved friends and named guests alike — with the attendee filling it in on their behalf, and required ones blocking the booking until they're done. That's how you collect four sets of dietary requirements from one person booking a table of four.
Attendee Experience
People answer as they sign up, and required questions must be filled in before they can confirm. Answers are saved with their registration, visible in attendee management, and exported alongside the attendee list.
Use Cases
- Catered events — dietary needs and allergies
- Beginner nights — gauge experience to balance tables
- Corporate events — collect department or team info
- Themed nights — costume preferences, team assignments
Attendee Data Export (free on every plan)
Download RSVP lists, post-event attendance marks, and form responses as CSV.
What You Can Export
One row per attendee, with these columns:
- name and username
- attendance — their RSVP status
- guests — how many anonymous guests they're bringing
- one column per question on your custom registration form, with their answers
Two things worth knowing if you build a spreadsheet around this:
- A question only gets a column if at least one person answered it. Columns come from the answers actually given, not from the form definition, so an optional question nobody filled in simply won't appear — and a column can come and go between exports as answers arrive.
- Multiple-choice answers arrive in one cell, separated by a
|, so "Vegetarian|No nuts" is a single field rather than two columns.
Check-in and no-show marks aren't in the export — the CSV reflects who signed up and what they told you, not who walked through the door.
Use Cases
- Post-event analysis (attendance patterns, popular games, demographics)
- Email follow-ups or loyalty program tracking
- Reporting to venue management or event sponsors
- Planning future events based on past attendance data
Mapa de calor de disponibilidade (Nível Club)
Um mapa de calor por evento que mostra quando os participantes estarão realmente presentes durante o evento, para que os organizadores possam planejar partidas programadas em torno dos horários em que houver mais gente.
Como os participantes contribuem
Ao ingressar em um evento, cada participante marca em quais faixas de horário dentro do próprio horário do evento estará presente. Em uma convenção de fim de semana que vai da sexta-feira à noite até o domingo, um participante pode dizer sexta 18:00–22:00 e sábado o dia todo, outro talvez só consiga vir no sábado à tarde. O menu suspenso do botão RSVP permite que eles editem esse horário pessoal de presença a qualquer momento.
O que mostra
- Uma faixa de densidade visual disposta ao longo do próprio horário do evento (não semanas ou meses)
- Picos onde a maioria dos participantes estará presente
- Vales onde poucos participantes poderão comparecer
- Atualiza em tempo real à medida que os participantes ajustam sua disponibilidade
Como os organizadores usam
- Abra a lista de participantes do evento
- Toque em Ver horários
- Leia a faixa de densidade do Resumo de disponibilidade para identificar os intervalos em que haverá mais gente
- Coloque suas partidas programadas, palestras ou torneios mais importantes nesses picos para que o maior público possível possa comparecer
- Abaixo, Horários individuais lista cada participante pelo nome com suas próprias barras por intervalo — útil quando você precisa coordenar pessoas específicas, como um demonstrador para um jogo pesado ou os jogadores para uma mesa pré-acordada
Quem pode ver o quê
Ambas as seções aparecem juntas na mesma caixa de diálogo: a faixa agregada e os horários individuais com nome. Em um evento cujo grupo anfitrião tenha o plano Club, qualquer pessoa que puder abrir a lista de participantes poderá vê-los — não apenas os organizadores.
Avise seus participantes disso, pois os horários que eles marcarem ficarão visíveis para o restante do evento com seus nomes. Se isso não for o que você deseja para um evento específico, não peça que as pessoas preencham um horário pessoal.