Para festivais e convenções
O festival inteiro, na plataforma com que os visitantes já jogam
Bilhetes, programa, mesas de demonstração, a chave do torneio e a fila à porta. Um só sistema, do primeiro bilhete antecipado ao troféu.
Provas dadas
Estrutura
Um evento, com cem coisas lá dentro
A convenção é o evento principal; cada sessão, demonstração, sessão de autógrafos e torneio paralelo é um subevento com os seus lugares, horários e inscrições. Mude o dia do evento principal e os outros mudam com ele.
- Subeventos com lotação própria. A iniciação ao Azul esgota sem mexer no bilhete de entrada.
- Um programa para os visitantes planearem. Tudo, com horas, no bolso, antes de chegarem.
- Espaços coorganizados. Uma editora ou um clube pode gerir o seu canto debaixo do seu teto, com o devido crédito.
A porta
A fila anda à velocidade de uma leitura
Cada bilhete é um QR. O pessoal lê o código, o sistema assinala duplicados e bilhetes já usados, e vê a assistência subir em tempo real em vez de contar pulseiras.
- Entrada e saída. Saiba quem está no recinto agora, e não só quem passou por lá a certa altura.
- Verificação de identidade onde for precisa. Verificação opcional para bilhetes com limite de idade ou nominativos.
- Exceções à lotação. O limite de segurança é um número fixo; a lista de convidados é decisão sua.
Dinheiro
Bilhetes por categorias, reembolsos a sério, pagamentos automáticos
Antecipado, passe de fim de semana, pacote família, expositor: defina as categorias, conecte o Stripe e deixe de bater uma folha de cálculo contra um extrato bancário.
- Vendas à vista. Quantidades e receita por tipo, ao vivo, desde o primeiro bilhete antecipado.
- Reembolsos a partir do painel. Um clique, o dinheiro volta, o lugar volta a ficar à venda.
- O dinheiro vivo também conta. As vendas à porta anotadas à mão entram na mesma lista de participantes.
A diferença
Uma bilheteira genérica vende entradas. Isto faz o evento funcionar.
Uma plataforma de bilhetes deixa de se interessar à porta. O programa, as mesas de demonstração, a chave do torneio e os próprios jogos são exatamente aquilo de que uma convenção de jogos de tabuleiro é feita.
Mesas de demonstração
Zona de jogo: lugares em jogos, não só pessoas num pavilhão
Sessões em rotação por horários: um visitante reserva um lugar no Heat às 17:00 tal como reservou a entrada, e os demonstradores da editora vê o dia inteiro organizado.
- Os horários enchem-se sozinhos. Lugares, listas de espera e lembretes por mesa e por horário.
- As partidas ficam anotadas. Cada demonstração passa a ser uma partida real no histórico dos jogadores, e nos seus números.
- Feito também para lojas. A mesma maquinaria serve para um dia de demonstrações na loja.
- Um stand pode mostrar vários jogos. Vários títulos numa só mesa, cada um com o tempo de que precisa, e os lugares vão para o que os jogadores em espera mais querem.
A ludoteca
Uma ludoteca que dispensa etiquetas e pranchetas
Centenas de caixas, uma fila no balcão e voluntários que mudam de turno a cada quatro horas. O empréstimo viaja no telefone do visitante, e o balcão só tem de ler o código e entregar o jogo.
Consultam a partir do recinto
A estante inteira, pesquisável, com o que está livre agora e em que prateleira está.
Reservam um jogo
Aparece um código com cinco minutos de validade. Segura o exemplar, para ninguém fazer fila por um jogo que já saiu.
O balcão lê o código
Um telefone, uma leitura, caixa entregue. O empréstimo começa com uma hora de devolução, fixa ou tirada da duração do próprio jogo.
Devolver é o mesmo gesto
Leitura, caixa de volta à estante, e quem estava à espera desse título é avisado de que está livre.
Competição
O torneio corre sozinho; você entrega o troféu
Suíço, mixer, eliminação simples e dupla: emparelhamentos calculados, classificação ao vivo em cada telefone, desempates decididos antes que alguém possa discutir.
- Suíço com várias mesas. Três, quatro ou mais jogadores por mesa. Jogos de tabuleiro, não xadrez.
- Classificação em cada telefone. Ninguém se amontoa à frente de uma folha colada numa coluna.
- As fases podem ser delegadas. Fases de qualificação organizadas por clubes, a final no palco principal.
Bring & Buy
Um mercado de segunda mão com uma caixa a sério
Os visitantes entregam os jogos que já não jogam, a sua organização vende-os e cada vendedor recebe no fim. O Ludoya faz as contas, e a caixa bate certo.
- Receber uma caixa em segundos. Dono, jogo, estado, preço e um número de etiqueta. Fica logo à venda.
- Uma caixa que sobrevive ao Wi-Fi do pavilhão. As vendas esperam no dispositivo quando a rede cai, e nenhuma caixa é contada duas vezes.
- Acerto por método de pagamento. Receitas separadas por dinheiro e cartão, a sua comissão e a parte de cada dono, em dinheiro ou em crédito de loja.
- Ou deixe os participantes venderem os seus. Anúncios associados ao evento, reservados online e pagos em mão no próprio dia.
O resto do kit
Tudo o resto de que um pavilhão cheio de gente precisa
Sessões de playtest
Os autores trazem protótipos ao seu pavilhão e a rotação organiza-se sozinha, ronda a ronda, com as opiniões recolhidas na hora.
Plantas interativas
Pavilhões, zonas e mesas desenhados uma vez, usados por todos os subeventos.
Formulários de inscrição personalizados
Tamanho de t-shirt, restrições alimentares, autorização para menores: perguntado na inscrição, exportado depois.
Exportação de participantes
A lista completa, exportada, para a segurança, o seguro ou o catering.
Sorteios
Sorteios de prémios entre participantes, feitos com justiça, anunciados no momento.
Anúncios que chegam
Notificações push, feed e Telegram: as mudanças de horário chegam aos bolsos, não a um quadro de avisos.
API pública
O seu programa no seu próprio site, sincronizado a partir da mesma fonte.
Funciona sem rede
Um evento que o visitante já abriu fica no telefone dele, com programa, bilhetes e QR, quando a rede falha.
Cada zona é encontrada
Uma zona familiar ou um espaço de RPG com programa próprio aparece no Explorar como um evento de pleno direito.
Trabalhar com o Ludoya
Da primeira chamada à abertura de portas
Conte-nos como é o evento
Datas, público esperado, pago ou gratuito, com ou sem torneios. Dizemos-lhe com franqueza o que encaixa e o que não encaixa.
Montamos o evento em conjunto
Estrutura, categorias de bilhete, planta, formulários e o programa de subeventos, configurados com quem já o fez antes.
Ao vivo
O pessoal lê os bilhetes às portas, a classificação atualiza-se sozinha e você resolve os problemas reais, aqueles que o software não consegue ver.
Quanto custa
A plataforma em si é o plano Business: uma assinatura, com preço público, na página de preços. O Ludoya Tickets acrescenta uma pequena taxa por bilhete, cobrada apenas nos bilhetes efetivamente vendidos, por isso um festival comunitário gratuito não paga taxas de bilhete nenhumas.
Não há licença por participante, nem fatura de configuração, nem comissão de vendas além da taxa por bilhete.
Menor do que uma convenção? Uma noite de jogos recorrente no seu espaço é a página para espaços; uma liga de clube é a página para clubes.
A sua convenção, sem sobressaltos
Diga-nos as datas e a dimensão. Respondemos depressa, e com franqueza se não for o caso.
Perguntas frequentes
Podemos fazer um Bring & Buy?
Sim. Ative o mercado de segunda mão do evento e escolha como funciona: os participantes vendem os seus jogos uns aos outros, ou a sua organização recebe as caixas, vende-as numa caixa de pagamento e paga a cada vendedor no fim, em dinheiro ou em crédito de loja. O mercado gerido pela organização faz parte do plano Business.
Temos de etiquetar todas as caixas da ludoteca?
Só se quiser uma estante sem ninguém por perto. Com um balcão com pessoal não etiqueta nada: o visitante mostra um código no telefone e o voluntário lê-o quando a caixa muda de mãos. Os empréstimos têm hora de devolução, um visitante só pode ter um certo número de jogos ao mesmo tempo, e o painel do balcão mostra o que está fora, com os atrasados primeiro. Um telefone sem bateria também não é obstáculo: o pessoal pode entregar e receber um jogo diretamente a partir desse painel.
Para que dimensão de evento faz sentido?
De um campeonato de loja com 30 pessoas a um festival com vários pavilhões. A maquinaria é a mesma; ativa as partes de que precisa. Abaixo de uns 30 participantes, o plano Club costuma chegar.
Quanto custa, em concreto?
A assinatura do plano Business, ao preço público da página de preços, mais uma pequena taxa por bilhete apenas nos bilhetes vendidos. Sem licença por participante, sem custo de configuração, sem comissão extra.
Os visitantes podem comprar bilhetes sem instalar nada?
Sim. As páginas de bilhetes funcionam em qualquer navegador, e o QR chega por email. É na aplicação que o programa e as reservas de demonstrações brilham, mas a porta nunca a exige.
E se a internet falhar no recinto?
Os telefones do pessoal da entrada funcionam cada um por si: qualquer conexão que funcione, incluindo dados móveis, garante que as leituras continuam. A própria plataforma foi feita para aguentar uma rede instável.
Os expositores e as editoras podem gerir os seus próprios espaços?
Sim. Os subeventos podem ser coorganizados, por isso uma editora gere a sua mesa de demonstração com o próprio nome dentro do seu programa, com o seu próprio pessoal a tratar dela.
Este ano já vendemos bilhetes noutra plataforma. Podemos usar o resto?
Sim. Importe ou inscreva os participantes e use o programa, a entrada por QR, os torneios e as mesas de demonstração sem o Ludoya Tickets. Passe a venda de bilhetes para cá quando o contrato o permitir.
De quem são os dados dos participantes?
Seus, para exportar, e protegidos para lá disso: os dados pessoais dos participantes não são partilhados com expositores nem com terceiros. As editoras veem a participação agregada, nunca identidades.
Há alguém a quem ligar durante o evento?
As convenções têm uma linha direta para o Ludoya, não uma fila de pedidos de suporte. O Ludoya já acompanhou fins de semana de eventos ao lado dos organizadores e planeia o apoio em função das suas datas.