Coloque seu clube para funcionar em quatro etapas. Todo o restante é profundidade opcional à qual você pode voltar depois.
Coloque seu clube para funcionar — 4 passos
1. Crie um grupo
Acesse Explorar → Comunidades, toque no botão + e escolha Nova comunidade para criar um Grupo. Defina o nome, a descrição, o avatar e a localização. Quanto à política de adesão, Aberto funciona para a maioria dos clubes — qualquer pessoa pode participar, e você pode restringir depois.
2. Convide seu pessoal
Na página do seu grupo, gere um link de convite compartilhável ou um código QR. Envie-o para o chat do seu grupo, imprima-o para o seu local ou publique-o em qualquer lugar onde seu pessoal estiver. Qualquer pessoa que tocar nele pode participar imediatamente (se o grupo for Aberto) ou solicitar participação.
3. Crie um evento
No seu grupo, crie um Evento. Defina o título, a data, a hora e a localização.
Um evento é um encontro. Pode ser independente — só um horário, um lugar e uma lista de participantes — ou ter partidas programadas (mesas com inscrição para títulos específicos) e, para clubes no plano Club ou superior, subeventos (trilhas ou salas separadas sob o mesmo teto). Você também pode criar partidas programadas diretamente no seu grupo sem evento principal, prático quando você só quer encontrar jogadores para um título específico sem organizar uma noite inteira em volta.
4. Compartilhe
Na página do evento, copie o link do evento ou pegue o código QR. Compartilhe onde seus membros estiverem. Os membros também podem tocar em Exportar para o Calendário para sincronizar sua noite de jogos com o calendário pessoal deles, com atualizações automáticas.
Pronto. Seu clube existe, sua turma está dentro e a próxima noite de jogos está nos calendários deles. Transforme-a numa noite semanal com um evento recorrente, logo abaixo.
Quando seu clube estiver funcionando
Tudo o que vem a seguir é opcional. Volte aqui quando precisar.
Amplie seus eventos
Eventos recorrentes (plano Player; um clube tem com qualquer um dos seus planos pagos) — faça seu evento se repetir toda semana, a cada duas semanas ou a cada tantas semanas, nos dias que você escolher. As próximas datas são geradas sozinhas e os membros confirmam presença em cada sessão. Você também pode fazer as novas datas serem criadas como rascunho, para dar uma última olhada antes de cada uma ir ao ar.
Adicione partidas programadas para dar aos seus membros uma programação organizada. Cada partida programada tem seu jogo, horário, número de lugares e lista de espera, e os lugares podem ser marcados como Demonstrador (alguém que vai ensinar o jogo) ou Mestre de jogo — um ou outro, não os dois. Os membros veem a programação e se inscrevem em mesas específicas, informando seu nível de experiência ao entrar.
Jogos no evento — uma lista compartilhada do que tem na sala. Qualquer participante pode dizer que vai levar um título, e como organizador você pode adicionar vários de uma vez direto da coleção do seu grupo em vez de um por um. Cada cópia é marcada como livre para jogar ou dono presente, e você pode marcar como oficiais as que o seu clube oferece. Os participantes percorrem a programação reagindo de "Preciso jogar" até "Passo", e você vê a demanda somada — o jeito mais rápido de decidir quais mesas vale a pena programar.
O Ludoya planeja as mesas — para noites de clube em que você não quer planejar programação nenhuma. Os membros dizem quando estarão lá e quais jogos querem jogar, e o Ludoya propõe quem joga o quê, quando e em qual mesa; eles mesmos confirmam, e você confirma o resto com um toque.
Capacidade — limite seu evento e defina um mínimo para que a página mostre quantos faltam para a noite acontecer. Com o plano Player, que um clube tem com qualquer um dos seus planos pagos, Cancelar automaticamente se o mínimo não for atingido cancela a noite por você se ficar faltando gente, um tempo definido antes do início, e avisa todos os inscritos; você recebe um aviso antes, enquanto ainda dá tempo de chamar mais gente. Note que um evento lotado simplesmente mostra Lotado e o botão de participar para de funcionar; não há fila para entrar, então reserve você mesmo lugares para quem quiser encaixar.
Uma exceção que vale saber: se alguém entra enquanto ainda há lugares mas leva mais acompanhantes do que os lugares que sobram, os excedentes vão para uma lista de espera em vez de serem recusados, e o Ludoya avisa quantos antes de confirmar.
Gerencie sua comunidade
Papéis — você começa como Administrador. Promova membros a Organizador para ajudar a administrar o grupo, ou mantenha-os como Membro. Adicione quantos organizadores precisar. Qualquer admin pode mudar o papel de qualquer outro membro, incluindo outros admins.
Permissões personalizáveis — para cada ação (publicar, organizar eventos, programar partidas, registrar partidas, convidar pessoas, ver a lista de membros) escolha o público mínimo: Qualquer pessoa, Membros, um nível de sócio, Organizadores ou Admins. É uma tabela só no console do clube.
Níveis de sócio e mensalidades — coloque os membros numa escada (honorário, sócio, apoiador, jovem…), cada um com suas mensalidades e limites de empréstimo, e veja num relance quem pagou e quem deve. Veja Níveis de sócio e mensalidades.
Exceções por membro — além dos papéis, você pode permitir ou negar a uma pessoa específica organizar eventos e programar partidas, e marcar alguém como sempre provisório, para que as confirmações dele contem como provisórias.
Fixe uma publicação — Fixar no grupo mantém um anúncio, as regras da casa ou o próximo grande evento no topo do perfil do seu grupo. Fixar outra a substitui, então ela sempre aponta para o que importa agora.
Conheça a sua comunidade
Coleção do grupo — veja todos os jogos pertencentes a todos os membros em uma única visualização pesquisável. Ótimo para responder "Alguém tem isto?" instantaneamente.
Estatísticas — total de partidas e horas, uma tabela de jogos mais jogados com partidas, tempo, duração média e taxas de vitória por título, e uma tabela de classificação dos melhores jogadores que classifica os membros por partidas, horas ou vitórias. Filtre por período para ver do que seu clube realmente gosta e, em seguida, planeje eventos futuros com base nisso.
Replay do grupo — um resumo animado do ano (ou mês) da sua comunidade que você pode compartilhar com os membros. Eventos individuais também têm seu próprio Replay, o que é um bom encerramento após uma convenção ou um grande dia de jogos.
Promova seus eventos
Exportações de imagens e códigos QR — crie visuais compartilháveis dos seus eventos, estatísticas do grupo ou seleção de jogos. Publique no Discord, no Instagram ou imprima para o seu local.
Exportações de calendário — os membros adicionam seus eventos aos seus calendários pessoais com um toque, como arquivo iCalendar ou link do Google Agenda.
Alcance orgânico — quando os membros confirmam presença, o evento aparece nos feeds de seus seguidores, espalhando a mensagem naturalmente.
Widgets incorporáveis — coloque a coleção do seu grupo, as partidas ou os próximos eventos diretamente no seu próprio site ou fórum. A coleção tem um botão Criar incorporação na Web que gera o trecho para você; veja Integrações para os endereços das partidas e dos eventos.
Organize torneios
Na página do seu grupo, escolha Organizar torneio (plano Club, para o grupo — qualquer um dos seus admins pode comprar o plano). Escolha um formato — suíço, misto ou eliminação simples/dupla — e a Ludoya gera os emparelhamentos de cada rodada, mantém a classificação ao vivo com desempates e desenha a chave conforme as partidas se resolvem.
Cada emparelhamento torna-se uma partida programada que seus jogadores registram como qualquer outra, e os isentos avançam automaticamente. Ideal para noites de liga, campeonatos de loja e chaves de eliminação direta.
Operações e dados
Telegram e Discord (plano Club) — conecte seu canal ou chat de grupo do Telegram, ou um canal do seu servidor do Discord. A Ludoya publica automaticamente os anúncios quando você publica um novo evento.
Formulários de presença personalizados (gratuitos, até cinco perguntas; ilimitadas no Club) — faça perguntas aos membros quando confirmarem presença: "Você vai levar petiscos?", "Qual é o seu nível de experiência?" Veja Operações de eventos.
Exportação de dados dos participantes (gratuita) — baixe listas de confirmação e respostas a formulários em CSV.
Empréstimo da ludoteca (plano Club) — imprima uma etiqueta QR para cada exemplar da ludoteca do seu clube. Os membros escaneiam uma caixa para pegá-la emprestada em autoatendimento, reservam um jogo que está emprestado, e quem vai aos seus eventos pega e devolve jogos na própria mesa. Cada empréstimo é registrado automaticamente — sem precisar de ninguém de plantão na ludoteca.
O que é grátis, e os planos
Organizar suas noites é grátis: o clube, seus membros e seus eventos, inscrições com vagas e listas de espera, partidas programadas mesa a mesa, formulários de até 5 perguntas, exportar quem vem e responder às mensagens do clube.
Comece como grupo, sem decidir nada de antemão. Qualquer admin pode comprar um plano para o grupo, do jeito que ele está. Dê a ele um login próprio quando quiser que a equipe entre como o clube: ele vira uma organização, e seus membros, papéis, eventos e histórico continuam todos lá. Quem o administra continua jogando e se inscrevendo pelas próprias contas.
Os planos são uma escada: cada um inclui tudo do anterior. No evento de um clube vale o plano do clube, não o do organizador; o assistente de jogos com IA é a exceção, e acompanha o plano de cada pessoa.
- Player: eventos recorrentes como uma noite de jogos semanal (então o plano Club também os tem), o assistente de jogo com IA, campanhas e controle de empréstimos.
- Club: níveis de sócio e mensalidades, registradas à mão ou pagas com cartão; torneios com sistema suíço, misto e eliminatórias; sorteios de prêmios, subeventos, expositores e links de adesão para a equipe do seu evento; Telegram e Discord; mapas de calor de disponibilidade; os selos próprios do clube; uma caixa de entrada compartilhada para vários administradores; as estatísticas do clube; formulários com qualquer número de perguntas; etiquetas QR em cada exemplar, com membros pegando jogos emprestados e reservando os que já saíram; e a API pública.
- Business: Ludoya Tickets para entradas pagas, check-in por QR na porta, plantas do local e reservas de mesa, inscrições que abrem e fecham sozinhas, um balcão de empréstimo de jogos com atendimento nos eventos, um mercado de usados nos eventos, o evento numa tela, todos os locais no perfil e a API pública sem limite diário.
Os planos são comprados aqui no site: preços e todos os detalhes estão na página Premium.
Listas de verificação para o dia do evento
Antes do evento: Crie o evento e adicione partidas programadas. Convide os organizadores. Fixe anúncios. Compartilhe o link do evento, o código QR e a exportação de calendário. Confira a lista Jogos no evento e os desejos agregados para planejar quais jogos destacar.
Durante o evento: Peça que os organizadores iniciem sessões ao vivo quando as partidas começarem. Escaneie os códigos QR dos participantes na entrada se você estiver no plano Business. Responda às perguntas no tópico social do evento. Atualize as pontuações do torneio à medida que os resultados chegarem.
Após o evento: Abra o Relatório do evento no console dele: quem veio, o que lotou, o que vendeu, o que funcionou e o que rever da próxima vez, ao lado dos seus eventos anteriores, com um PDF para enviar aos patrocinadores. Agradeça aos participantes no feed. Planeje o próximo evento a partir daí.