Coloque seu clube para funcionar em quatro etapas. Todo o restante é profundidade opcional à qual você pode voltar depois.
Coloque seu clube para funcionar — 4 passos
1. Crie um grupo
Acesse Comunidades e crie um Grupo. Defina o nome, a descrição, o avatar e a localização. Quanto à política de adesão, Aberto funciona para a maioria dos clubes — qualquer pessoa pode participar, e você pode restringir depois.
2. Convide seu pessoal
Na página do seu grupo, gere um link de convite compartilhável ou um código QR. Envie-o para o chat do seu grupo, imprima-o para o seu local ou publique-o em qualquer lugar onde seu pessoal estiver. Qualquer pessoa que tocar nele pode participar imediatamente (se o grupo for Aberto) ou solicitar participação.
3. Crie um evento
No seu grupo, crie um Evento. Defina o título, a data, a hora e a localização.
Um evento é um encontro. Ele pode ser independente — apenas um horário, um lugar e uma lista de participantes — ou pode abrigar partidas programadas (mesas de inscrição para títulos específicos) e, para organizações no nível Club ou superior, subeventos (trilhas ou salas separadas sob o mesmo teto). Você também pode criar partidas programadas diretamente no seu grupo, sem um evento principal, o que é útil quando você só quer encontrar jogadores para um título específico sem organizar uma noite inteira em torno disso.
4. Compartilhe
Na página do evento, copie o link do evento ou pegue o código QR. Compartilhe onde seus membros estiverem. Os membros também podem tocar em Exportar para o Calendário para sincronizar sua noite de jogos com o calendário pessoal deles, com atualizações automáticas.
É isso. Seu clube existe, seu pessoal está dentro e suas noites de jogos se repetem automaticamente.
Quando o seu clube já estiver em funcionamento
Tudo abaixo é opcional. Volte a isto quando precisar.
Amplie os seus eventos
Eventos recorrentes (nível Player) — configure o seu evento para se repetir toda semana, a cada duas semanas ou a cada certo número de semanas, nos dias da semana que você escolher. As ocorrências futuras são geradas automaticamente e os membros confirmam presença em sessões individuais. Você também pode fazer com que novas ocorrências sejam criadas como rascunhos, para dar uma última olhada antes de cada uma entrar no ar.
Adicione partidas programadas para oferecer aos seus membros uma programação estruturada. Cada partida programada tem seu próprio jogo, faixa de horário, número de lugares e lista de espera, e os lugares podem ser marcados como Demonstrador (alguém que vai ensinar o jogo) ou Mestre de Jogo — um ou outro, não ambos. Os membros navegam pela programação e se inscrevem em mesas específicas, indicando seu próprio nível de experiência ao se juntar.
Jogos no evento — uma lista compartilhada do que há na sala. Qualquer pessoa que for comparecer pode dizer que vai levar um título e, como organizador, você pode adicionar em lote diretamente da coleção do seu grupo em vez de um jogo por vez. Cada cópia é marcada como livre para jogar ou com o proprietário presente, e você pode sinalizar como oficiais as que o seu clube fornece. Os participantes percorrem a programação deslizando e reagindo de Preciso jogar até Dispenso, e você vê a demanda agregada — a maneira mais rápida de decidir quais mesas valem a pena programar.
Postos de partida — para noites de mesas abertas em que você não quer planejar nenhuma programação. Ofereça mesas ao longo de diferentes faixas de horário, deixe os membros marcarem quando estiverem livres, e a Ludoya forma partidas conforme as disponibilidades se sobrepõem — automaticamente, ou como sugestões que você aprova com um toque. Grátis para qualquer grupo.
Capacidade — limite o seu evento e defina um mínimo para que a página mostre "Faltam 3" até que a noite seja viável. Observe que um evento cheio simplesmente mostra Lotado e o botão de participar deixa de funcionar; não há fila para entrar, então reserve lugares você mesmo para quem você quiser incluir.
Uma exceção que vale a pena conhecer: se alguém se inscrever enquanto ainda houver lugares, mas trouxer mais acompanhantes do que você tem disponíveis, os excedentes vão para uma lista de espera em vez de serem recusados, e a Ludoya avisa quantos são antes de confirmar.
Gerencie sua comunidade
Funções — você começa como Administrador. Promova membros a Organizador para ajudar a administrar o grupo, ou mantenha-os como Membro. Adicione quantos organizadores precisar. Qualquer administrador pode alterar a função de qualquer outro membro, inclusive de outros administradores.
Permissões personalizáveis — para cada ação (publicar, organizar eventos, programar partidas, registrar partidas, convidar pessoas, ver a lista de membros) escolha a audiência mínima: Qualquer pessoa, Membros, Organizadores ou Administradores.
Exceções por membro — além das funções, você pode permitir ou negar a uma pessoa específica que organize eventos e programe partidas, e marcar alguém como sempre provisório para que suas confirmações de presença sejam registradas como provisórias.
Fixe uma publicação — mantenha um anúncio, as regras da casa ou o próximo grande evento no topo do perfil do seu grupo. Fixar outra a substitui, de modo que sempre destaque o que importa agora.
Conheça a sua comunidade
Coleção do grupo — veja todos os jogos pertencentes a todos os membros em uma única visualização pesquisável. Ótimo para responder "Alguém tem isto?" instantaneamente.
Estatísticas — total de partidas e horas, uma tabela de jogos mais jogados com partidas, tempo, duração média e taxas de vitória por título, e uma tabela de classificação dos melhores jogadores que classifica os membros por partidas, horas ou vitórias. Filtre por período para ver do que seu clube realmente gosta e, em seguida, planeje eventos futuros com base nisso.
Replay do grupo — um resumo animado do ano (ou mês) da sua comunidade que você pode compartilhar com os membros. Eventos individuais também têm seu próprio Replay, o que é um bom encerramento após uma convenção ou um grande dia de jogos.
Promova seus eventos
Exportações de imagens e códigos QR — crie visuais compartilháveis dos seus eventos, estatísticas do grupo ou seleção de jogos. Publique no Discord, no Instagram ou imprima para o seu local.
Exportações de calendário — os membros adicionam seus eventos aos seus calendários pessoais com um toque, como arquivo iCalendar ou link do Google Agenda.
Alcance orgânico — quando os membros confirmam presença, o evento aparece nos feeds de seus seguidores, espalhando a mensagem naturalmente.
Widgets incorporáveis — coloque a coleção do seu grupo, as partidas ou os próximos eventos diretamente no seu próprio site ou fórum. A coleção tem um botão Criar incorporação na Web que gera o trecho para você; veja Integrações para os endereços das partidas e dos eventos.
Organize torneios
Na página do seu grupo, escolha Organizar torneio (nível Club — requer uma conta de organização). Escolha um formato — suíço, misto ou eliminação simples/dupla — e a Ludoya gera os emparelhamentos de cada rodada, mantém a classificação em tempo real com desempates e desenha a chave à medida que as partidas são concluídas.
Cada emparelhamento torna-se uma partida programada que seus jogadores registram como qualquer outra, e os isentos avançam automaticamente. Ideal para noites de liga, campeonatos de loja e chaves de eliminação direta.
Operações e dados
Integração com o Telegram (nível Club) — conecte seu canal do Telegram ou bate-papo em grupo. Ludoya publica automaticamente anúncios de evento quando você publica um novo evento.
Formulários de presença personalizados (gratuitos, até cinco perguntas; ilimitadas no Club) — faz perguntas aos membros quando confirmam presença: "Vais levar petiscos?", "Qual é o teu nível de experiência?" Vê Operações de eventos.
Exportação de dados dos participantes (gratuita) — transfere listas de confirmações e respostas a formulários em CSV.
Etiquetas QR para exemplares de jogo (nível Business) — imprime uma etiqueta QR para cada exemplar da ludoteca do teu clube. Os membros digitalizam uma caixa para a levarem emprestada em auto-serviço, quem vai aos teus eventos leva e devolve jogos na própria mesa, e cada empréstimo é registado automaticamente — sem precisar de ninguém de serviço na ludoteca.
Atualize para uma Organização
Comece como um grupo — nenhuma decisão precisa ser tomada de início. Quando seu clube crescer e você quiser mais, poderá promover seu grupo a uma Organização a qualquer momento. Membros, papéis, eventos e histórico são mantidos; nada se perde na conversão.
Uma organização é, essencialmente, uma conta de usuário para o seu clube: ela tem seu próprio login, sua própria coleção de jogos (separada da coleção pessoal de qualquer membro), sincronização com a BGG, uma página de perfil e acesso a recursos premium. A única diferença em relação a uma conta pessoal é que a própria organização não pode ser registrada como jogadora em partidas nem ocupar um lugar em uma partida programada — as pessoas reais que administram o clube continuam fazendo isso a partir de suas próprias contas pessoais.
Os níveis Club e Business estão disponíveis para contas de organização. As assinaturas são compradas aqui no site — acesse a página Premium e escolha o plano para a sua organização.
Importante: eventos recorrentes ficam no nível Player, não no Club. Se a noite semanal de jogos é a principal coisa que você quer automatizar, esse é o plano de que você precisa.
Nível Club — torneios (suíço, misto e chaves eliminatórias), sorteios de prêmios, subeventos, eventos coorganizados com outros grupos, publicação automática no Telegram e mapas de calor de disponibilidade por evento.
Partidas de evento programadas com lugares, papéis e listas de espera são gratuitas — qualquer grupo pode criar uma programação mesa por mesa, em qualquer plano.
Nível Business — tudo o do Club, mais Ludoya Tickets para entrada paga, verificação de entrada por QR à porta, plantas interactivas do local, abertura e fecho automáticos das inscrições e uma API pública. Os formulários de presença personalizados (até cinco perguntas; ilimitadas no Club) e a exportação de dados dos participantes são gratuitos em todos os planos.
Veja a página Premium para ver o detalhamento completo.
Listas de verificação para o dia do evento
Antes do evento: Crie o evento e adicione partidas programadas. Convide os organizadores. Fixe anúncios. Compartilhe o link do evento, o código QR e a exportação de calendário. Confira a lista Jogos no evento e os desejos agregados para planejar quais jogos destacar.
Durante o evento: Peça que os organizadores iniciem sessões ao vivo quando as partidas começarem. Escaneie os códigos QR dos participantes' na entrada se você estiver' no nível Business. Responda às perguntas no tópico social do evento'. Atualize as pontuações do torneio à medida que os resultados chegarem.
Após o evento: Revise os resumos de partidas e as estatísticas do grupo. Agradeça aos participantes no feed. Planeje o próximo evento com base no que funcionou.