A maioria dos clubes não tem um só tipo de sócio. Há fundadores que nunca pagam, frequentadores com a mensalidade anual, apoiadores que dão um pouco mais, estudantes pela metade do preço. Os níveis de sócio levam isso para a Ludoya: cada sócio fica em um degrau da escada do seu clube, e o degrau decide quanto ele paga e o que pode fazer.
Os níveis ficam no console do clube, em Membresia (ou Níveis de sócio na página de Membros). Montar a escada e controlar as mensalidades, em dinheiro ou cartão, faz parte do plano Club (o que cada plano inclui). Um clube cujo plano termina mantém seus níveis e seus sócios neles como estão; mudá-los, ou registrar mensalidades, espera pelo plano.
A escada
A escada vai do nível mais alto, em cima, ao mais baixo, embaixo. Arraste um nível para subi-lo ou descê-lo. Para cada nível você define:
- Um nome e o que ele significa, como "Apoiador: paga um pouco mais para a ludoteca continuar crescendo"
- Mensalidades: marque Os membros pagam por este nível, depois o preço, a moeda e se é paga por mês ou por ano. Deixe desmarcado para um nível sem cobrança, como os membros honorários
- Limites de empréstimo: quantos jogos um membro pode ter ao mesmo tempo, e por quanto tempo
- Quem vê: uma insígnia pública ao lado do membro, no clube e no perfil dele, ou Só administradores, para que só os administradores do clube saibam quem está nele
- Aparece na página do clube: desativado num nível novo. Marque para listar o nível, com o preço e o que oferece, nas adesões do clube, onde visitantes e membros o veem. Deixe desativado para um nível que você só atribui, como a diretoria ou uma insígnia para seus administradores
- Os membros podem escolhê-lo: num nível listado, os próprios membros podem escolhê-lo na página do clube: com cartão se o nível aceita cartão; se não, aparecem como devendo até você marcá-los como pagos. Deixe desativado para um nível que você atribui
Os membros novos começam em, acima da escada, coloca todo mundo que entra num nível escolhido por você, ou em nenhum. Quando esse nível tem cobrança, a página do clube avisa antes de alguém entrar: o nível, o preço e se é pago com cartão ou ao clube. Ninguém descobre depois que está devendo para você.
A ordem importa: quando um jogo ou uma noite fica reservado para um nível, todos desse nível e acima têm acesso. Coloque um membro num nível pela linha dele em Membros. Excluir um nível passa os membros dele um degrau abaixo, nunca para fora do clube.
O que um nível libera
- Jogos da ludoteca do clube. Marque uma cópia como guardada para um nível e só os membros daquele nível para cima podem pegá-la emprestada. O empréstimo funciona por cópia, então a segunda cópia de um jogo popular pode ficar aberta a todos. Quando alguém não pode pegar um título, a prateleira do evento diz por quê.
- Quanto podem pegar emprestado. Os limites de empréstimo de cada nível se aplicam por cima das regras da própria ludoteca, no balcão de empréstimos e quando os membros pedem um empréstimo. Um jogo que um membro reservou conta no limite assim que um exemplar é separado para ele; esperar na fila não conta.
- Noites e lugares. Nas configurações de inscrição de um evento, Assentos guardados para guarda a noite para um nível e acima (os membros abaixo veem o evento mas não podem pegar lugar), e Só membros com a mensalidade em dia a guarda para quem pagou.
- Preços de membro. Um ingresso pode ter um preço de membro para os membros com a mensalidade em dia.
- Permissões. A tabela de permissões do console tem uma coluna por nível, então uma regra como "organizar eventos" pode ser dada de um certo nível para cima.
Um membro cuja participação vence cai para o nível mais baixo até renovar. Ele continua no clube.
Cobrar as mensalidades
Cada nível escolhe como suas mensalidades são pagas:
- O clube cobra: em dinheiro ou por transferência, como a maioria dos clubes faz hoje. Quando alguém paga, toque em Marcar mensalidade como paga na linha dessa pessoa e a associação dela avança um período. Selecione uma sala inteira de sócios de uma vez depois da assembleia anual: cada um avança o período do seu próprio nível.
- Com cartão, pela Ludoya: os sócios pagam cada período pela página do clube, o dinheiro vai para a conta Stripe do clube e o pagamento os marca como pagos sem que ninguém precise fazer isso à mão. Antes, conecte a conta Stripe do clube em Plano e pagamentos.
Os sócios veem sua situação em Ver as adesões, no menu ⋮ da página do clube: o nível, até quando estão cobertos e um botão para renovar se o nível aceita cartão. Quem não está em dia também vê isso na própria página do clube, com um botão para pagar se o nível aceita cartão. A Ludoya os lembra uma semana antes de a associação vencer, e mais uma vez quando venceu, por notificação e e-mail.
Quem deve e quem renova em breve
A tabela de membros mostra o nível de cada membro, se a mensalidade está em dia e a data paga até. Acima dela ficam dois filtros:
- Mensalidade em atraso: todos os que estão atrasados na mensalidade, prontos para receber um aviso ou para marcar como pagos
- Renovam em breve: todos cuja associação termina dentro de um mês
O painel do console conta os membros que devem a mensalidade, e Mensalidades pagas com cartão, na seção Adesão do console, soma o que os membros pagaram com cartão e o que a Ludoya reteve.
Errou? Anular a mensalidade devolve um membro à situação de devedor. Toda alteração num nível ou na mensalidade de um membro é escrita no log de auditoria do clube.
Dicas no console
Para os administradores do clube, Adesão e Plano e pagamentos têm dicas próprias: onde os novos membros começam, os níveis, como adicionar um, quem está em dia e os pagamentos com cartão na primeira; o plano, como mudá-lo, as faturas, a venda de ingressos, os pagamentos e o que cada plano cobre na segunda. Elas ficam em Mais opções (⋮) no canto superior direito do console, como Fazer um tour pela tela.