Saat kerhosi käyntiin neljässä vaiheessa. Kaikki muu on valinnaista syventymistä, johon voit palata myöhemmin.
Saat kerhosi käyntiin — 4 vaihetta
1. Luo ryhmä
Siirry kohtaan Yhteisöt ja luo Ryhmä. Aseta nimi, kuvaus, avatar ja pelipaikka. Liittymiskäytännöksi Avoin toimii useimmille kerhoille — kuka tahansa voi liittyä, ja voit kiristää sitä myöhemmin.
2. Kutsu porukkasi
Ryhmäsi sivulta luo jaettava kutsulinkki tai QR-koodi. Lähetä se ryhmäkeskusteluunne, tulosta se tapahtumapaikalle tai julkaise se missä tahansa, missä porukkasi on. Kuka tahansa, joka napauttaa sitä, voi liittyä välittömästi (jos ryhmä on Avoin) tai pyytää liittymistä.
3. Luo tapahtuma
Ryhmästäsi luo Tapahtuma. Aseta otsikko, päivämäärä, aika ja pelipaikka.
Tapahtuma on kokoontuminen. Se voi olla itsenäinen — pelkkä aika, paikka ja osallistujalista — tai se voi sisältää aikataulutettuja pelejä (ilmoittautumispöydät tiettyjä pelejä varten) ja, organisaatioille tasolla Club tai sen yläpuolella, alatapahtumia (erilliset ohjelmalinjat tai huoneet saman katon alla). Voit myös luoda aikataulutettuja pelejä suoraan ryhmääsi ilman emätapahtumaa, mikä on kätevää, kun haluat vain löytää pelaajia tietylle pelille ilman, että järjestät koko illan sen ympärille.
4. Jaa se
Tapahtumasivulta kopioi tapahtuman linkki tai hanki QR-koodi. Jaa se siellä, missä jäsenesi ovat. Jäsenet voivat myös napauttaa Vie kalenteriin synkronoidakseen pelitapahtuman henkilökohtaiseen kalenteriinsa automaattisilla päivityksillä.
That's it. Kerhosi on olemassa, porukkasi on mukana, ja peli-illat toistuvat automaattisesti.
Kun seurasi on pystyssä ja käynnissä
Kaikki alla oleva on valinnaista. Palaa siihen kun tarvitset sitä.
Rakenna tapahtumiasi
Toistuvat tapahtumat (Player-taso) — aseta tapahtumasi toistumaan joka viikko, joka toinen viikko tai minkä tahansa viikkomäärän välein, valitseminasi viikonpäivinä. Tulevat kerrat syntyvät automaattisesti ja jäsenet ilmoittautuvat yksittäisiin kertoihin. Voit myös antaa uusien kertojen syntyä luonnoksina, jolloin saat viimeisen silmäyksen ennen kuin kukin julkaistaan.
Lisää aikataulutettuja pelejä antaaksesi jäsenillesi jäsennellyn ohjelmiston. Kullakin aikataulutetulla pelillä on oma pelinsä, aikavälinsä, paikkamääränsä ja jonotuslistansa, ja paikkoja voi merkitä Esittelijäksi (joku joka opettaa pelin) tai Pelinjohtajaksi — jompikumpi, ei molempia. Jäsenet selaavat ohjelmistoa ja ilmoittautuvat tiettyihin pöytiin merkiten oman kokemustasonsa liittyessään.
Pelit tapahtumassa — yhteinen lista siitä mitä huoneessa on. Kuka tahansa osallistuja voi ilmoittaa tuovansa nimikkeen, ja järjestäjänä voit lisätä useita kerralla suoraan ryhmäsi kokoelmasta yksittäisen pelin sijaan. Kukin kappale merkitään Ilmainen pelata tai omistaja paikalla, ja seurasi tarjoamat voit merkitä Viralliseksi. Osallistujat pyyhkäisevät ohjelmiston läpi reagoiden "Täytyy pelata" -tasolta "Ei kiitos" -tasolle, ja sinä näet kysynnän koottuna — nopein tapa päättää mitkä pöydät kannattaa aikatauluttaa.
Pelikojut — avoimen pöydän iltoihin, joihin et halua suunnitella ohjelmistoa lainkaan. Tarjoa pöytiä useille aikaväleille, anna jäsenten rastittaa milloin ovat vapaana, ja Ludoya muodostaa pelejä sitä mukaa kun vapaat ajat menevät päällekkäin — automaattisesti tai ehdotuksina jotka hyväksyt yhdellä napautuksella. Ilmainen kaikille ryhmille.
Kapasiteetti — aseta tapahtumallesi katto, ja aseta vähimmäismäärä niin että sivu näyttää "3 lisää tarvitaan" kunnes ilta on toteutuskelpoinen. Huomaa että täysi tapahtuma lukee yksinkertaisesti Täysi ja liittymispainike lakkaa toimimasta; jonoa ei ole johon asettua, joten varaa itse paikat niille jotka haluat ahtaa mukaan.
Yksi poikkeus kannattaa tietää: jos joku liittyy paikkojen vielä riittäessä mutta tuo mukanaan enemmän seuralaisia kuin sinulla on jäljellä, ylimenevät päätyvät jonotuslistalle sen sijaan että heidät hylättäisiin, ja Ludoya varoittaa heitä montako ennen vahvistamista.
Hoida yhteisöäsi
Roolit — aloitat Ylläpitäjänä. Ylennä jäseniä Järjestäjiksi auttamaan ryhmän pyörittämisessä, tai pidä heidät Jäseninä. Lisää niin monta järjestäjää kuin tarvitset. Kuka tahansa ylläpitäjä voi muuttaa kenen tahansa muun jäsenen roolia, myös toisten ylläpitäjien.
Mukautettavat oikeudet — kullekin toiminnolle (julkaiseminen, tapahtumien isännöinti, pelien aikatauluttaminen, pelien kirjaaminen, ihmisten kutsuminen, jäsenlistan näkeminen) valitset suppeimman yleisön: Kuka tahansa, Jäsenet, Järjestäjät tai Ylläpitäjät.
Jäsenkohtaiset poikkeukset — roolien lisäksi voit sallia tai kieltää yhdeltä tietyltä ihmiseltä tapahtumien isännöinnin ja pelien aikatauluttamisen, ja merkitä jonkun aina ehdolliseksi, jolloin hänen ilmoittautumisensa kirjautuvat alustavina.
Kiinnitä julkaisu — pidä yksi ilmoitus, talon säännöt tai seuraava iso tapahtuma ryhmäsi profiilin ylälaidassa. Toisen kiinnittäminen korvaa sen, joten se osoittaa aina siihen mikä juuri nyt merkitsee.
Tunne yhteisösi
Ryhmän kokoelma — näe kaikki kaikkien jäsenten omistamat pelit yhdessä haettavassa näkymässä. Mainio vastaamaan heti kysymykseen "Omistaako kukaan tätä?"
Tilastot — pelikerrat ja tunnit yhteensä, taulukko pelatuimmista peleistä pelikertoineen, aikoineen, keskipituuksineen ja nimikekohtaisine voitto-osuuksineen, sekä tulostaulu joka asettaa jäsenet järjestykseen pelikertojen, tuntien tai voittojen mukaan. Suodata ajanjaksolla nähdäksesi mistä seurasi oikeasti nauttii, ja suunnittele tulevat tapahtumat sen mukaan.
Ryhmän Replay — animoitu kertaus yhteisösi vuodesta (tai kuukaudesta), jonka voit jakaa jäsenille. Yksittäiset tapahtumat saavat oman Replayn sekin, mistä tulee mukavat läksiäiset messujen tai ison pelipäivän jälkeen.
Markkinoi tapahtumiasi
Kuvavientit ja QR-koodit — luo jaettavia kuvia tapahtumistasi, ryhmän tilastoista tai pelivalikoimasta. Julkaise Discordissa tai Instagramissa, tai tulosta paikan päälle.
Kalenterivienti — jäsenet lisäävät tapahtumasi omiin kalentereihinsa yhdellä napautuksella, joko iCalendar-tiedostona tai Google Calendar -linkkinä.
Orgaaninen näkyvyys — kun jäsenet ilmoittautuvat, tapahtuma näkyy heidän seuraajiensa syötteissä ja sana leviää itsestään.
Upotettavat widgetit — laita ryhmäsi kokoelma, pelisessiot tai tulevat tapahtumat suoraan omalle verkkosivustollesi tai foorumillesi. Kokoelmassa on Luo verkkoupotus -painike, joka kirjoittaa pätkän puolestasi; katso Integraatiot pelisessioiden ja tapahtumien osoitteita varten.
Järjestä turnauksia
Valitse ryhmäsivultasi Järjestä turnaus (Club-taso — vaatii organisaatiotilin). Valitse muoto — sveitsijärjestelmä, sekoitus tai yksinkertainen/kaksinkertainen putoaminen — ja Ludoya luo kunkin kierroksen parituksen, pitää eläviä sijoituksia tasapisteratkaisuineen ja piirtää kaavion sitä mukaa kun ottelut ratkeavat.
Jokaisesta parituksesta tulee aikataulutettu peli, jonka pelaajasi raportoivat kuten minkä tahansa muunkin, ja vapaat etenevät automaattisesti. Mainio sarjailtoihin, kaupan mestaruuksiin ja pudotuskaavioihin yhtä lailla.
Operations and Data
Telegram integration (Club tier) — connect your Telegram channel or group chat. Ludoya auto-posts event announcements when you publish a new event.
Custom attendance forms (free, up to 5 questions; unlimited on Club) — ask members questions when they RSVP: "Will you bring snacks?", "What's your experience level?" See Event Operations.
Attendee data export (free) — download RSVP lists and form responses as CSV.
Game copy QR labels (Business tier) — print a QR label for every copy in your club's library. Members scan a box to borrow it self-service, attendees at your events take and return games right at the table, and every loan is tracked automatically — no librarian on duty required.
Upgrade to an Organization
Start as a group — no decisions needed up front. When your club grows and you want more, you can promote your group to an Organization at any time. Members, roles, events, and history all carry over; nothing is lost in the conversion.
An organization is essentially a user account for your club: it gets its own login, its own game collection (separate from any member's personal collection), BGG sync, a profile page, and access to premium features. The one difference from a personal account is that the organization itself can't be logged as a player in plays or take a seat in a scheduled game — the real people running the club still do that from their own personal accounts.
The Club and Business tiers are available to organization accounts. Subscriptions are bought here on the website — head to the Premium page and pick the plan for your organization.
One to note: recurring events sit on the Player tier, not Club. If the weekly game night is the main thing you want automated, that's the plan you need.
Club Tier — tournaments (Swiss, mixer, and elimination brackets), prize raffles, sub-events, co-hosted events with other groups, Telegram auto-posting, and per-event availability heatmaps.
Scheduled event games with seats, roles and waitlists are free — every group can build a lineup table by table, on any plan.
Business Tier — everything in Club, plus Ludoya Tickets for paid admission, QR entry verification at the door, interactive venue floor plans, automatic open/close of registration, and a public API. Custom attendance forms (up to 5 questions; unlimited on Club) and attendee data export are free on every plan.
See the Premium page for the full breakdown.
Tapahtumapäivän tarkistuslistat
Ennen tapahtumaa: Luo tapahtuma ja lisää aikataulutetut pelit. Kutsu järjestäjät. Kiinnitä ilmoitukset. Jaa tapahtuman linkki, QR-koodi ja kalenterivienti. Tarkista lista Pelit tapahtumassa ja kootut toiveet suunnitellaksesi, mitkä pelit kannattaa nostaa esiin.
Tapahtuman aikana: Pyydä järjestäjiä käynnistämään livesessiot pelien alkaessa. Skannaa osallistujien QR-koodit ovella, jos olet Business-tasolla. Vastaa kysymyksiin tapahtuman sosiaaliketjussa. Päivitä turnauspisteet sitä mukaa kuin tuloksia tulee.
Tapahtuman jälkeen: Käy läpi pelisessioiden yhteenvedot ja ryhmän tilastot. Kiitä osallistujia syötteessä. Suunnittele seuraava tapahtuma sen perusteella, mikä toimi.