Järjestä hiottuja tapahtumia, kasvata yhteisöäsi ja ymmärrä asiakkaitasi — kaikki yhdeltä alustalta.
Käynnistä toimipaikkasi — 4 vaihetta
1. Luo organisaatio
Tapahtumapaikkasi haluaa oman tilinsä — organisaation — jotta henkilökunta voi toimia paikan nimissä kenenkään henkilökohtaisen profiilin kautta kulkematta, ja jotta sillä voi olla premium-tilaus. Rekisteröi uusi tili ja valitse käyttöönoton vaiheessa "Millainen tili?" vaihtoehto Kauppa (tai Festivaali, jos se sopii sinulle paremmin) Pelaajan sijaan. Onko sinulla jo ryhmä? Voit antaa sille kirjautumisen myöhemmin menettämättä mitään.
2. Aseta pelipaikkasi
Aseta tapahtumapaikkasi nimi, kuvaus ja profiilikuva kohdassa Organisaation asetukset, ja lisää sitten osoitteesi Sijaintina kohtaan Asetukset → Sijainnit — juuri se vie sinut kartalle, jotta pelaajat löytävät sinut. Samalla täytä Aukioloajat: ne näkyvät profiilissasi, varoittavat jos aikataulutat tapahtuman niiden ulkopuolelle, ja antavat pelaajien suodattaa yhteisöjä valinnalla Avoinna — päivä ja kellonaika, niin että ensi lauantai-iltaa suunnitteleva löytää sinut, eikä vain se joka etsii juuri nyt.
3. Luo ensimmäinen tapahtumasi
Organisaatiosi sivulta luo tapahtuma. Aseta otsikko, päivämäärä, kellonaika ja määritä toimipaikkasi pelipaikaksi. Tapahtuma voi olla itsenäinen (vain osallistuminen) tai se voi sisältää aikataulutetut pelit (ilmoittautumispöydät tietyille nimikkeille) ja Club-tasolla alatapahtumat (erilliset ohjelmapolut saman katon alla).
4. Jaa se
Julkaise tapahtuma ja jaa linkki tai QR-koodi — julkaise se verkkosivuillasi, kiinnitä se tiskille tai lähetä se vakiokävijöillesi. Jäsenet voivat viedä sen myös omiin kalentereihinsa.
Siinä on toimipaikkasi Ludoyassa. Kaikki alla oleva lisää toiminnallista syvyyttä tarpeesi mukaan.
Kun tilasi on pystyssä
Nimetyt paikat
Määrittele sijainnillesi nimetyt paikat — yksittäiset pöydät, huoneet tai pelialueet. Kun pyörität tapahtumaa, alatapahtumat ja aikataulutetut pelit varaavat kukin oman paikkansa, joten osallistujat tietävät aina minne mennä eivätkä kaksi toimintoa koskaan tappele samasta pöydästä. Nimetyt paikat ovat ilmaisia kaikille organisaatiotileille.
Vuorovaikutteiset pohjapiirrokset (Business-taso)
Lataa sijainnillesi pohjapiirroskuva ja raahaa kukin paikka kartalle — osallistujat näkevät tilastasi pohjapiirroksen, jota voi vierittää ja zoomata. Ilman pohjapiirrosta paikat toimivat pelkkinä tunnisteina ("Pöytä 3", "Takahuone"). Visuaalinen kartta on vaivan arvoinen isommissa tiloissa, joissa suunnistamisella on oikeasti väliä.
Jäsennellyt tapahtumat
Aikataulutetut pelit — lisää tapahtumaasi ohjelmisto aikaväleineen, paikkamäärineen ja jonotuslistoineen. Paikka voidaan merkitä Esittelijäksi (joku joka opettaa pelin) tai Pelinjohtajaksi. Kukin merkitsee oman kokemustasonsa ilmoittautuessaan, joten näet yhdellä silmäyksellä onko pöytä täynnä vasta-alkajia vai konkareita.
Pelit tapahtumassa — yhteinen lista siitä mitä huoneessa on. Kuka tahansa osallistuja voi lisätä nimikkeen luettelosta, ja järjestäjänä voit lisätä useita kerralla suoraan tilasi kokoelmasta yksittäin lisäämisen sijaan. Merkitse kukin kappale Ilmainen pelata tai omistaja paikalla, ja merkitse itse tarjoamasi Viralliseksi. Osallistujat reagoivat ohjelmistoon, "Täytyy pelata" -tasolta "Ei kiitos" -tasolle asti, joten näet kysynnän ennen kuin päätät mitkä pöydät aikataulutat.
Toistuvat tapahtumat (Player-taso) — pystytä lautapeli-iltoja jotka toistuvat automaattisesti viikoittain tai muutaman viikon välein, valitseminasi viikonpäivinä. Jäsenet näkevät koko sarjan ja ilmoittautuvat yksittäisiin kertoihin.
Alatapahtumat (Club-taso) — pyöritä monilinjaisia tapahtumia, joilla on omat aikataulut, kapasiteetit ja ilmoittautumislistat yhden päätapahtuman alla.
Pelikojut — tarjoa pöytiä useille aikaväleille ja anna Ludoyan muodostaa pelejä sitä mukaa kun pelaajien vapaat ajat menevät päällekkäin. Ihanteellinen avoimen pöydän iltoihin ja esittelyalueille: sisään kävelevät merkitsevät milloin ovat vapaana, ja käynnistät pelit kun pelaajia on kertynyt tarpeeksi — automaattisesti tai yhdellä napautuksella.
Pelikirjasto
Organisaatiosi kokoelma on erillään henkilökohtaisista kokoelmista. Luetteloi jokainen hyllyissäsi oleva peli — Ludoya-sivuasi selaavat asiakkaat näkevät mitä on tarjolla ennen kuin tulevat käymään. Merkitse missä kukin kappale asuu kentällä Inventaarion pelipaikka ("Hylly B", "Takahuone"), jotta henkilökunta oikeasti löytää sen. Jos myyt pelejä, laita ne Markkinapaikalle tavoittaaksesi Ludoyan yleisön.
QR-tarrat jokaiseen laatikkoon (Business-taso) — tulosta QR-tarra jokaiselle kappaleelle kokoelmasi ⋮-valikosta ja liimaa yksi kuhunkin peliin. Tapahtumiesi asiakkaat lukevat laatikon viedäkseen sen pöytäänsä ja lukevat uudelleen palauttaakseen sen — jokainen laina kirjattuna, ilman henkilökuntaa. Henkilökuntasi lukee tarroja isoissa erissä asettaakseen inventaariopaikkoja tai rekisteröidäkseen pinon pelejä illan tapahtumaan.
Markkinoi tilaasi
Telegram-integraatio (Club-taso) — julkaise tapahtumailmoitukset automaattisesti tilasi Telegram-kanavalle, kun julkaiset.
Upotettavat vimpaimet — upota tapahtumakalenterisi, pelikokoelmasi tai pelitoimintasi verkkosivustollesi. Hakee elävää dataa Ludoyasta.
QR-koodit — tulosta yksi tiskille, jotta sisään kävelevät voivat liittyä ryhmääsi saman tien.
Kuvavienti — jaettavia kuvia someen: tapahtumien ohjelmistot, pelatuimmat pelit, kuukausitilastot.
Turnausillat (Club-taso)
Valitse ryhmäsivultasi Järjestä turnaus — pyöritä se sveitsijärjestelmänä, sekoituksena tai yksinkertaisena/kaksinkertaisena putoamisena. Ludoya luo parituksen ja kaavion sekä pitää elävää tulostaulua, jonka voit laittaa näytölle tilaasi, ja jakaa sitten lopulliset sijoitukset syötteessäsi.
Palkintoarvonnat (Club-taso)
Järjestä arvontoja tapahtumissasi — lisää palkintosi ja arvo voittajat elävällä animoidulla paljastuksella, jota kaikki voivat katsoa. Täydellinen kaupan arvontoihin ja messujen palkintopöytiin.
QR Entry Verification (Business Tier)
Attendees show a QR code from the event page. Scan it at the door and Ludoya confirms they're on the list and checks them in, so attendance is recorded as people arrive. Enable Verify attendance with QR code on the event first, and make sure whoever works the door has the Ludoya mobile app — scanning needs the camera, which the web app can't reach. Mark anyone who never turned up with Mark as no-show afterwards.
Custom Attendance Forms (free, up to 5 questions; unlimited on Club)
Add questions to your event that attendees answer when they RSVP — dietary needs, experience level, marketing opt-ins, game preferences. Responses are visible in the event management panel and exportable as CSV.
Attendee Data Export (free on every plan)
Download RSVP lists, attendance marks, and form responses as CSV for post-event analysis, email follow-ups, or reporting to venue management.
Tapahtumapäivän tarkistuslistat
Käyttöönotto (kerran): Luo organisaatiosi. Määritä pelipaikallesi paikat. Liitä tarvittaessa pohjapiirroskuva (Business). Luetteloi pelikokoelmasi. Yhdistä Telegram. Upota tapahtumawidget verkkosivustollesi.
Ennen jokaista tapahtumaa: Luo tapahtuma, määritä paikat osatapahtumille ja aikataulutetuille peleille, lisää kysymyksiä lomakkeeseen, julkaise. Telegram ilmoittaa automaattisesti. Jaa linkki ja QR-koodi.
Tapahtuman aikana: Skannaa QR-koodit ovella (Business). Järjestäjät aloittavat livesessiot jokaisessa pöydässä. Päivitä turnauspisteet reaaliajassa. Pelien tekoälyavustaja auttaa pelaajia sääntöjen kanssa.
Tapahtuman jälkeen: Vie osallistumistiedot. Tarkastele pelisessioiden yhteenvetoja ja tilastoja. Julkaise kohokohdat syötteeseesi. Suunnittele seuraava tapahtuma.