Je club op Ludoya opzetten gaat snel. Je leden eraan laten wennen duurt meestal wat langer, en dat is heel normaal: mensen zijn gehecht aan hoe hun club werkt, en ze organiseren hun avonden al jaren op dezelfde manier.

In deze gids lees je wat bij andere clubs goed heeft gewerkt. Alleen al rond Barcelona organiseren zo'n twintig clubs hun avonden vandaag op Ludoya, en een paar zijn er vanaf het allereerste begin bij: DarkStone Catalunya in Terrassa, met ruim 250 leden en meer dan duizend evenementen; KLEFF Barcelona, met meer dan 200 leden; en Jocs Sala Padró in Cornellà, met zo'n 600 spelavonden. Ze zijn er allemaal stap voor stap gekomen.

Het idee achter alles hieronder is eenvoudig: begin met één klein ding dat het voor iedereen makkelijker maakt, en laat mensen in hun eigen tempo aanhaken.

Wat meestal in de weg zit

Als een club moeite heeft met de overstap, ligt dat zelden aan het platform zelf. Veel vaker ligt het aan hoe de verandering binnenkomt:

  • Veel nieuwe dingen tegelijk. Collectie, speelsessies, evenementen, contributie en de spellenbibliotheek in één keer aankondigen kan klinken als een hoop extra werk, ook als dat niet zo is.
  • Eén grote ja-of-nee-vraag. De vraag “Stappen we over op Ludoya?” leidt vaak tot een breed gesprek over apps en telefoons, in plaats van over wat de club echt nodig heeft.
  • Het meteen verplicht maken. Wie gewoon nieuwsgierig was, kan zich dan opgejaagd voelen.
  • Eén persoon die alles alleen draagt. Veranderen gaat makkelijker als je het samen doet.

Dit is allemaal makkelijk te voorkomen, en de stappen hieronder houden er rekening mee.

Een plan in stappen

1. Laat het eerst aan een paar mensen zien

Voordat je het aan de hele club vertelt, laat je Ludoya zien aan een of twee mensen die je vertrouwt: misschien een andere organisator en een lid naar wiens mening de anderen luisteren. Laat ze zich aanmelden voor een proefavond en vraag wat de anderen volgens hen zou kunnen dwarszitten. Met hun antwoorden kun je je goed voorbereiden, en je staat er niet alleen voor.

2. Begin met één ding

Bedenk wat op dit moment de meeste moeite kost in je club. Voor veel clubs is dat weten wie er naar de volgende spelavond komt; voor andere het bijhouden van de spellenbibliotheek of het organiseren van een toernooi. Kies er maar één. Deze gids begint met aanmeldingen, omdat de meeste clubs daar beginnen.

3. Deel een aanmeldlink in jullie vertrouwde chat

Maak je volgende spelavond aan als evenement en deel de link in de groepschat die jullie al gebruiken, met een vriendelijk berichtje, bijvoorbeeld:

“Voor donderdag kun je je hier aanmelden, dan weten we hoeveel tafels we moeten klaarzetten: [link]”

Je leden hoeven niets te installeren en geen account aan te maken. Ze kunnen de link in hun browser openen en zich aanmelden met hun naam en e-mailadres. Jullie chat blijft precies zoals hij is, voor alles waarvoor mensen hem graag gebruiken, en Ludoya houdt gewoon de lijst netjes bij.

4. Voeg je leden zelf toe

Je hoeft niet te wachten tot iedereen zich aansluit voordat je club compleet voelt. Gebruik in de clubconsole Leden importeren met de lijst die je al hebt. Leden die je zo toevoegt, horen vanaf de eerste dag bij de club, ook zonder account: je kunt een plek voor ze vrijhouden en ze opnemen in de speelsessies die je registreert. Maken ze later een account aan, dan voegt Samenvoegen met die twee samen, zodat de club één enkel profiel houdt.

Op dezelfde manier kun je de spellen van de club binnenhalen, uit een bestand of vanuit BoardGameGeek.

5. Deel de leuke dingen zodra ze opduiken

Na een paar avonden gaat je club dingen zien die er eerst niet waren:

  • In een paar seconden ontdekken of iemand een bepaald spel heeft, dankzij de gedeelde collectie van de club.
  • De statistieken van de club: welke spellen jullie het meest spelen, hoeveel avonden jullie dit jaar samen hebben gehad, hoe lang een potje Terraforming Mars bij jullie echt duurt.
  • Een Replay van de maand of het jaar, om met iedereen te delen.
  • Een minimum voor elke avond, zodat de pagina laat zien hoeveel mensen er nog nodig zijn en je op tijd weet of hij doorgaat.

Af en toe een van deze dingen in de chat delen is een mooie manier om iedereen te laten zien wat de club samen opbouwt.

6. Laat de lijst op Ludoya wonen

Na drie of vier avonden melden de meeste mensen zich waarschijnlijk al via de link aan. Dan kunnen jullie samen afspreken dat de lijst op Ludoya wordt bijgehouden en dat de chat voor al het andere is.

Wie het toch liever niet doet, kun je zelf aanmelden: Plaatsen reserveren zet iemand op naam op de lijst, met of zonder account. Zo houdt iedereen zijn plek aan tafel.

7. Als jullie er klaar voor zijn, probeer dan het volgende

Als aanmelden eenmaal vanzelf gaat, kunnen jullie kijken wat jullie daarna zou helpen: de spellenbibliotheek met QR-labels, toernooien, contributie of speelsessies registreren. Eén ding tegelijk, wanneer het je club uitkomt.

Vragen die je leden kunnen stellen

Deze vragen komen bij de meeste clubs op. Het zijn allemaal terechte vragen, en hier vind je een paar antwoorden die je kunt delen.

“Moet ik een app installeren?”

Nee. Ludoya werkt in de browser op elke telefoon of computer, en om je voor een avond aan te melden heb je alleen een naam en een e-mailadres nodig. De app is er voor wie hem wil, maar niemand hoeft hem te gebruiken.

“We houden telefoons graag weg van de speeltafel.”

Dat is een mooie traditie, en Ludoya past daar goed bij, omdat je het voor en na een potje gebruikt, niet tijdens. Aanmelden kost een momentje. Een speelsessie registreren, als de tafel dat wil, kost aan het eind een minuut, en één persoon kan het voor iedereen doen. Het werkt ook offline.

Het kan zelfs minder tijd op de telefoon betekenen, omdat niemand meer terug hoeft te scrollen in de chat om te zien wie er komt of wie een spel heeft geleend. Sommige clubs spreken een simpele gewoonte af: telefoons weg tijdens het spelen, en één persoon registreert het potje achteraf als iedereen het wil bewaren.

“We willen liever niet afhankelijk zijn van grote techbedrijven.”

Dat is een heel begrijpelijke zorg. Misschien helpt het om te weten dat Ludoya wordt gemaakt door een klein, onafhankelijk bedrijf in Catalonië, Spanje, en zich houdt aan de Europese privacywetgeving. Er zijn geen advertenties en geen advertentietrackers, en je gegevens worden nooit verkocht: niet je collectie, niet je speelsessies en niets over de spellen die je leuk vindt. Ludoya is beschikbaar in 22 talen, waaronder het Catalaans, en is gemaakt voor het lokale leven: je club, jullie spelavonden en de evenementen bij jou in de buurt.

Veel clubs organiseren zich vandaag via WhatsApp, Facebook of tools van Google, dus voor hen is Ludoya een manier om iets minder op grote platforms te leunen, niet meer.

“En als Ludoya verandert, of geld gaat kosten?”

De spelavonden van je club organiseren is gratis: de club, de leden en evenementen, aanmeldingen met plaatsen en wachtlijsten, en exporteren wie er komt. Betaalde abonnementen geven meer ruimte en extra tools voor grotere clubs en evenementen.

Je gegevens blijven ook van jou. Vanuit de clubconsole kun je op elk moment je leden, evenementen, collectie en speelsessies exporteren.

“Ik houd mijn spellen en speelsessies liever privé.”

Natuurlijk. Onder Instellingen → Privacy kiest iedereen zelf wie zijn profiel, collectie, speelsessies en statistieken ziet: iedereen, vrienden, mensen met wie je een groep deelt, of alleen jijzelf. Meer daarover lees je in Privacy en zichtbaarheid.

“Sommige van onze leden zijn niet zo handig met technologie.”

Voor hen kan het zo simpel zijn als een link openen en hun naam intypen. En als dat nog te veel is, kun je ze zelf aanmelden. Aankondigingen bereiken mensen per e-mail als ze de app niet gebruiken, en een geprinte QR-code bij de deur van de locatie helpt nieuwkomers hun weg te vinden.

“Onze groepschat werkt al prima.”

Vast wel, vaak dankzij iemand die elke week stilletjes de plaatsen telt en onthoudt wie de spellen van de club heeft en welke nieuwkomer Root wilde leren. Ludoya helpt om dat werk te verdelen: de lijst, de gespeelde potjes en de uitleningen staan allemaal op één plek, zodat de club ook soepel draait wanneer die persoon een welverdiende pauze neemt.

Zo stel je het voor aan je club

Als jullie in je club samen beslissen, kunnen een paar dingen het gesprek makkelijker maken:

  • Stel een korte proefperiode voor. Bijvoorbeeld: “Zullen we ons de komende vier spelavonden via deze link aanmelden en daarna bespreken hoe het ging?” Iets een tijdje uitproberen voelt veel lichter dan een definitieve beslissing.
  • Begin bij wat de club nodig heeft. Praten over het probleem dat jullie willen oplossen, zoals bijhouden wie er komt, is makkelijker dan praten over een nieuwe tool.
  • Nodig de twijfels uit. Vraag de leden met de meeste vragen om mee te helpen de proef te beoordelen. Hun blik is waardevol, en vaak worden juist zij de grootste voorstanders.
  • Zeg wat hetzelfde blijft. De chat blijft, niemand hoeft een account aan te maken, en tijdens het spelen blijven de telefoons weg als jullie dat zo prettig vinden.
  • Vertel hoe het ging. Vertel na de proef aan iedereen hoeveel mensen zich hebben aangemeld, welke avonden het drukst waren en welke spellen het populairst waren.

Een bericht dat je kunt delen

“Hoi allemaal! Voor de komende spelavonden willen we graag uitproberen om ons via Ludoya aan te melden, zodat de lijst niet kwijtraakt in de chat: [link]. Hij opent in je browser en vraagt alleen je naam en e-mailadres, zonder app of account. De chat blijft gewoon zoals hij is, en als je dat liever hebt, zeg het me dan en dan zet ik je er zelf op.”

Gerelateerd