Varje klubb, grupp eller organisation på Ludoya har en konsol för dem som driver den. Öppna klubbens sida och välj Hantera, eller gå direkt till ludoya.com/din-klubb/manage. Bara klubbens admins, och medlemmar du har gett extra åtkomst, kan öppna den.
Konsolen är uppdelad i sektioner längs sidan: Grunder (översikt, inställningar, integrationer, data), Personer, Spelbibliotek, Aktivitet, Statistik och Pengar. Alla sektioner fungerar likadant: tabeller du kan sortera och filtrera, en panel som redigerar en rad utan att du lämnar sidan, och samma verktygsrad högst upp. På en telefon blir sidlistan en sektionsväljare och tabellerna blir kort.
Översikten
Det första du ser är vad som väntar på dig:
- Behöver åtgärd: meddelanden till klubben utan svar, rapporter att gå igenom, försenade utlåningar, medlemmar med obetalda avgifter, kommande evenemang som ingen anmält sig till. Varje rad öppnar stället där du tar hand om det.
- Gör klart uppsättningen: samma steg som klubbens Få igång din klubb-kort på Hem, med samma framsteg (dess sida, dess nästa spelkväll, dess medlemmar, att dela sidan, ytterligare en arrangör; en butik, en festival eller ett förlag ser dem med egna ord). Varje steg har en Fixa det-knapp, och de som inte gäller dig kan du vifta bort för gott. En klubb utan egen inloggning får veta det under Behöver åtgärd.
- Nästa evenemang, med hur många som anmält sig.
- I korthet: medlemmar (och hur många som gick med den här månaden), kommande evenemang, spelomgångar den här månaden och klubbens plan.
- Ta med en klubb till (för administratörer): klubbens inbjudningslänk till en annan klubb, att dela eller kopiera. När den klubben håller sitt första evenemang med 5 personer får en gratisklubb en månad med Club-planen, och det får även klubben den tog med (upp till 12 månader per år); en betalande klubb eller Business-klubb får i stället Ambassadör-märket. Under det syns klubbarna du har tagit med: väntande, intjänade eller utgångna efter 90 dagar.
Medlemmar
Medlemsansökningar ligger högst upp med meddelandet var och en skrev, och Godkänn eller Avslå vid sidan. Nedanför finns alla i klubben: roll, medlemsnivå, om avgiften är betald och till när, datumet de gick med och när de senast sågs. Filtrera på namn, välj de kolumner du vill, eller ladda ner listan.
Från verktygsraden:
- Bjud in med länk eller QR-kod, att skriva ut för klubbens anslagstavla.
- Lägg till medlem för folk som inte har något Ludoya-konto. De räknas som medlemmar, klubben behåller deras uppgifter, och om de registrerar sig senare kopplas de till sitt eget konto.
- Ansökningsformulär: frågorna folk svarar på när de ansöker. Svaren blir kolumner i medlemstabellen. Formulär kan sparas som mallar och användas igen för evenemang.
- Interna fält: klubbens egna kolumner, som ett medlemsnummer eller en anteckning. Bara administratörer ser dem.
- Medlemsnivåer och filtren Förnyar snart och Obetald avgift: se Medlemsnivåer och avgifter.
Varje medlem öppnas i en enda dialog: ändra roll eller nivå, för in avgifter, skicka ett meddelande eller ta bort medlemmen ur klubben. När någon som har gått med motsvarar en medlem du lade till utan konto, använd Slå ihop med så att klubben behåller en post.
Formulär har också en egen sektion, med alla mallar klubben använder för ansökningar och för anmälningar till evenemang.
Meddelanden, rapporter och utskick
Inkorgen och modereringen finns på Översikt; meddelanden har en egen del, under Personer.
Klubbens inkorg. Meddelanden som skickas till klubben hamnar i en gemensam inkorg. Välj en konversation för att läsa den och svara som klubben: ett svar markerar den som hanterad, och Markera som hanterad stänger en som inte behöver något svar, så att två administratörer aldrig svarar samma person två gånger. Skriver en medlem igen (även ett tack) hamnar den under Väntar igen, där Markera som hanterad stänger den på nytt. Med Club-planen lämnar Vem som har det över en konversation till en enda administratör.
Moderering. Rapporter på inlägg inne i klubben visas med författaren och texten som rapporterades: ta ut inlägget ur klubben, eller avfärda rapporten. Du behöver inte heller vänta på en rapport: Ta ut ur klubben, i ⋮-menyn på vilket inlägg som helst i klubbens flöde, gör samma sak. Hur som helst försvinner inlägget ur klubbens flöde och författaren behåller det på sin egen profil. Du kan tysta en medlem fram till ett datum, med ett skäl de ser, och se vilka som blivit blockerade.
Meddelanden. Skriv till dina medlemmar via deras aviseringar och inkorg. Välj Vem som hör det här:
- alla;
- arrangörerna;
- Stammisar: tre eller fler klubbkvällar det senaste året, och de kommer fortfarande i sin vanliga takt;
- Stammisar som tystnat: de brukade komma men har slutat, så de räknas inte in i Stammisar;
- Nykomlingar som aldrig kom tillbaka: de kom en gång;
- Har aldrig varit med: medlemmar som aldrig har kommit på en kväll;
- Obetalda avgifter: medlemmar som har avgifter kvar att betala;
- medlemmar som gav ett visst svar på en fråga i ansökningsformuläret.
Varje val visar hur många personer det når, och Se vilka det når listar dem med namn innan du har skrivit ett ord; varje namn öppnar den medlemmens profil.
För att skriva till alla på ett evenemang öppnar du det från Evenemang och använder dess egna utskick. Du ser hur det kommer fram innan du skickar, kan först använda Skicka ett test till mig, och ditt utkast sparas på enheten tills du skickar det. Ett i veckan, eller fyra med Club-planen, så att klubben förblir värd att lyssna på.
Revisionslogg. Varje ändring en administratör gör (en roll, en nivå, en registrerad avgift, en inställning) skrivs ner och kan inte redigeras: vem, vad och när. Filtrera den, eller ladda ner den som kalkylblad.
Evenemang, kampanjer och spelomgångar
- Evenemang: kommande, tidigare och återkommande. En veckoserie är en rad, inte nittio: öppna dess program, flytta eller ställ in ett enda datum, eller pausa och återuppta serien. Upprepa den senaste ställer upp nästa kväll med ett klick.
- Kampanjer: alla kampanjer klubben driver, med medlemmar och sessioner. Kampanjer som ingen spelat på ett tag grupperas för sig så att du kan avsluta eller arkivera dem i klump, och ansökningar till alla hamnar i en och samma kö.
- Spelomgångar: allt som spelats i klubben. Ändra synlighet, plats eller klubb för många spelomgångar på en gång, eller ta bort dem.
- Platser: varje adress klubben håller till på, med öppettider och platser. Se Platser.
Klubbens Samling är samma inventarium som du använder för dina egna spel, skött för klubben: se Samling.
Statistik
Analys visar hur det går för klubben de senaste tolv månaderna: medlemmar, vilka som gick med och vilka som lämnade, hur många kvällar som hållits och snittbesöket per kväll, hur fulla borden var, personerna som håller klubben uppe, och vilka spel som fyller bord och vilka som samlar damm på hyllan. Medlemmarnas engagemang listar alla med kvällarna de kom till och deras Sena återbud: klubbkvällar där de lämnade sin plats under de sista 24 timmarna före start och inte kom tillbaka. Vart och ett finns i kvällens närvarohistorik. Varje diagram laddas ner som kalkylblad, och Skriv till dessa personer gör listan över dem som tystnat, eller över dem som kom en gång och aldrig återvände, till ett meddelande till just dem.
Vad vi ska spela listar spelen dina medlemmar vill spela, de mest efterfrågade först, vid sidan av om klubben har ett exemplar och när det senast spelades. Planera en spelomgång direkt från raden.
Inställningar och behörigheter
Inställningar rymmer klubbens identitet (namn, logotyp, beskrivning, typ), dess sociala länkar, huvudplats, kontouppgifter, synlighet och hur folk går med. Beskrivningen kan också ändras direkt på klubbens sida: administratörerna ser den under Om, med en penna som redigerar den på plats.
Behörigheter är en enda tabell. Raderna är vad folk får göra: skriva i klubbens flöde, se medlemslistan, bjuda in folk, arrangera evenemang, planera spelomgångar, registrera spelomgångar, sköta utlåningsdisken. Kolumnerna går från Vem som helst via medlemmar, var och en av dina medlemsnivåer och arrangörer, till Administratörer. Klicka på en cell så får den kolumnen, och alla till höger om den, göra det. Rader utan reglage är fasta.
Det är också här du öppnar klubbens egen andrahandsmarknad: Vem som får lägga upp annonser i klubben, och dess klubbchatt: Vem som får skriva i klubbchatten, alla medlemmar, arrangörer eller administratörer. Båda är avstängda från början. När chatten slås på kommer alla medlemmar in i den på en gång, och klubbens sida får raden Klubbchatt; stängs den av finns historiken kvar, skrivskyddad.
Extra åtkomst. Vissa uppgifter behöver ingen admin. Ge en medlem åtkomst till bara biblioteket eller bara medlemsregistret, så får hen de delarna av konsolen och inget annat. Arrangörer kan redan driva evenemangen och, med Business-planen, disken för bordsbokningar.
Pengar, integrationer och data
Plan och utbetalningar visar klubbens plan och när den förnyas, vad den täcker och vad nästa plan skulle lägga till. Sektioner som planen inte täcker syns fortfarande i konsolen, markerade, och säger vilken plan som öppnar dem. Under planen listar Fakturor allt klubben har betalat Ludoya för den, nyast först, med planen som varje faktura gällde: öppna en för Stripes fakturasida, eller ladda ner dess PDF till bokföraren, så ofta du behöver. Föreningens namn, adress och skatte-ID står på dess fakturor: välj Jag köper som företag när du betalar för planen, eller, om klubben redan betalar, använd Faktureringsuppgifter under fakturorna. Skriv föreningens juridiska namn i Namn, inte en persons. En spansk förening väljer ES CIF som typ av skatte-ID och skriver sitt CIF (G12345678), eller ES VAT med ES framför (ESG12345678); båda fungerar. Uppgifterna gäller från och med nästa faktura; för att få en tidigare faktura utfärdad på nytt, skriv till app@ludoya.com. Det är också där klubben ansluter sitt Stripe-konto för att få betalt för biljetter och kortbetalda medlemsavgifter, och där den ser vad dess evenemang har dragit in i biljetter. Administratörer får tips för det, som för Medlemskap, under Fler alternativ (⋮) › Visa mig runt.
Integrationer listar överallt där klubben är ansluten: Telegram och Discord, med ett testmeddelande för varje länk, de inbäddningsbara widgetarna för er webbplats, WordPress-pluginet och nyckeln till det publika API:et.
Data är en enda dörr in och ut:
- Importera medlemmar från en CSV- eller Excel-fil, med en förhandsvisning rad för rad innan något sparas
- Exportera medlemmar, evenemang, samlingen och spelomgångar
- Importera samlingen eller spelomgångar från Ludoya eller från BoardGameGeek; klubbens BGG-anslutning finns här och tillhör dess administratörer
- Svara på en medlems begäran om data: ladda ner personens uppgifter som PDF, eller radera det klubben har om personen