Cada organización de Ludoya tiene una consola para quienes la llevan. Abre la página de tu club y elige Gestionar, o ve directamente a ludoya.com/tu-club/manage. Solo pueden abrirla los administradores del club y los miembros a los que hayas dado acceso a un área.
La consola se divide en secciones en el lateral: Básico (panel, configuración, integraciones, datos), Personas, Ludoteca, Actividad, Estadísticas y Dinero. Todas las secciones funcionan igual: tablas que puedes ordenar y filtrar, un panel lateral que edita una fila sin salir de la página y la misma barra de herramientas arriba. En el móvil, la lista lateral pasa a ser un selector de sección y las tablas se convierten en tarjetas.
El panel
Lo primero que ves es lo que está esperándote:
- Necesita atención: mensajes al club sin responder, denuncias por revisar, préstamos vencidos, miembros que deben la cuota, eventos próximos en los que no se ha apuntado nadie. Cada línea abre el sitio donde lo resuelves.
- Termina de configurar: lo que todavía falta para que la gente encuentre el club y se presente, como el horario, el acceso propio del club o reclamar tu local. Cada paso tiene un botón Resolver, y los que no te apliquen puedes descartarlos para siempre.
- Próximo evento, con cuánta gente se ha apuntado.
- De un vistazo: miembros (y cuántos se han unido este mes), eventos próximos, partidas de este mes y el plan del club.
Miembros
Las solicitudes de ingreso van arriba, con el mensaje que escribió cada persona y Aceptar o Rechazar al lado. Debajo está todo el club: el rol, el nivel de socio, si tiene la cuota al día y hasta cuándo, la fecha en que se unió y cuándo se le vio por última vez. Filtra por nombre, elige las columnas que quieras o descárgate la lista.
Desde la barra de herramientas:
- Invitar por enlace o por código QR, para imprimirlo y ponerlo en el tablón del club.
- Añadir miembro para quien no tiene cuenta de Ludoya. Cuentan como miembros, el club guarda sus datos y, si se registran más adelante, se enlazan con su propia cuenta.
- Formulario de ingreso: las preguntas que responde la gente al pedir entrar. Las respuestas se convierten en columnas de la tabla de miembros. Los formularios se pueden guardar como plantillas y reutilizarse en los eventos.
- Campos internos: las columnas propias del club, como un número de socio o una nota. Solo las ven los administradores.
- Niveles de socio y los filtros Renuevan pronto y Cuota pendiente: consulta Niveles de socio y cuotas.
Cada miembro se abre en un solo diálogo: cambia su rol o su nivel, registra su cuota, escríbele o sácalo del club.
Formularios tiene también su propia sección, con todas las plantillas que usa el club para el ingreso y para las inscripciones a eventos.
Mensajes, denuncias y anuncios
La bandeja del club. Los mensajes que se envían al club llegan a una sola bandeja compartida. Elige una conversación para leerla y responder como el club, y marca Gestionado cuando esté resuelta, para que dos administradores no respondan dos veces a la misma persona.
Moderación. Las denuncias sobre publicaciones dentro del club aparecen con su autor y el texto denunciado. Puedes silenciar a un miembro hasta una fecha, con un motivo que verá, y ver a quién se ha bloqueado.
Anuncios. Escribe a tus miembros a través de sus notificaciones y de su bandeja. Elige quién lo recibe: todo el mundo, la organización, los miembros cuya membresía ha caducado, los recién llegados que se apuntaron pero no vinieron nunca a una noche, o los asistentes de un evento concreto. Ves cómo llegará antes de enviarlo, puedes enviarme una prueba primero, y tu borrador se guarda en el dispositivo hasta que lo envías. Cuatro a la semana como máximo, para que al club siga valiendo la pena escucharlo.
Registro de auditoría. Cada cambio que hace un administrador (un rol, un nivel, una cuota registrada, un ajuste) queda escrito y no se puede editar: quién, qué y cuándo. Fíltralo, o descárgatelo como hoja de cálculo.
Eventos, campañas y partidas
- Eventos: próximos, pasados y recurrentes. Una serie semanal es una fila, no noventa: abre su programa, mueve o cancela una sola fecha, o pausa y reanuda la serie. Repetir el último deja montada la próxima noche con un clic.
- Campañas: todas las campañas que lleva el club, con sus miembros y sus sesiones. Las campañas que hace tiempo que nadie juega se agrupan aparte para que puedas cerrarlas o archivarlas en bloque, y las solicitudes de ingreso de todas llegan a una sola cola.
- Partidas: todo lo que se ha jugado en el club. Cambia la visibilidad, el lugar o el club de muchas partidas a la vez, o bórralas.
- Jugadores: los nombres de jugador que ha registrado el club. Ludoya sugiere los duplicados ("Marc" y "Marc P.") y los fusiona sin que nadie pierda sus plazas ni sus noches.
- Anuncios: los anuncios del mercado del club, con el interés que ha tenido cada uno. Renueva, cambia el precio o retira varios a la vez.
- Ubicaciones: todas las direcciones en las que juega el club, con su horario y sus sitios. Consulta Ubicaciones.
La Colección del club es el mismo inventario que usas para tus propios juegos, gestionado para el club: consulta Colección.
Estadísticas
Analíticas muestra cómo le va al club en los últimos doce meses: los miembros, quién se ha unido y quién se ha ido, las noches celebradas y la asistencia media por noche, cómo de llenas han estado las mesas, la gente que sostiene el club, y qué juegos llenan mesas y cuáles están cogiendo polvo en la estantería. Cada gráfico se descarga como hoja de cálculo, y Escribir a estas personas convierte cualquier lista de miembros en un anuncio.
A qué jugar lista los juegos a los que tus miembros quieren jugar, los más pedidos primero, junto a si el club tiene un ejemplar y cuándo se jugó por última vez. Programa una partida directamente desde su fila.
Configuración y permisos
En Configuración está la identidad del club (nombre, logo, descripción, tipo), sus enlaces sociales, su ubicación principal, los datos de la cuenta, la visibilidad y cómo se entra.
Permisos es una sola tabla. Las filas son lo que puede hacer la gente: publicar en el feed del club, ver la lista de miembros, invitar a personas, organizar eventos, programar partidas, registrar partidas, llevar el mostrador de préstamos. Las columnas van desde Cualquiera, pasando por los miembros, cada uno de tus niveles de socio y la organización, hasta los Administradores. Haz clic en una celda para que esa columna, y todas las de su derecha, puedan hacerlo. Las filas sin interruptor son fijas.
Aquí es también donde abres el mercado de segunda mano del club: Quién puede publicar anuncios en el club.
Acceso a áreas. Algunas tareas no necesitan un administrador. Da a un miembro acceso solo a la ludoteca, a las fichas de los miembros o a los eventos, y tendrá esas secciones de la consola y nada más.
Dinero, integraciones y datos
Plan y pagos muestra el plan del club y cuándo se renueva, qué cubre y qué añadiría el siguiente. Las secciones que el plan no cubre se quedan visibles en la consola, marcadas, y dicen qué plan las abre. Es también donde el club conecta su cuenta de Stripe para cobrar las entradas y las cuotas con tarjeta, y donde ve lo que se le debe.
Integraciones lista todos los sitios en los que el club está conectado: Telegram y Discord, con un mensaje de prueba para cada vínculo, los widgets que puedes incrustar en tu web, el plugin de WordPress y la clave de la API pública.
Datos es una sola puerta de entrada y salida:
- Importar miembros desde un archivo CSV o Excel, con una vista previa fila a fila antes de guardar nada
- Exportar los miembros, los eventos, la colección y las partidas
- Importar la colección o las partidas desde Ludoya o desde BoardGameGeek; la conexión del club con BGG vive aquí y es de sus administradores
- Responder a la solicitud de datos de un miembro: descarga su ficha en PDF, o borra lo que el club guarda sobre esa persona