En Ludoya, una organización es simplemente una cuenta que representa a una comunidad en lugar de a una persona: un club, una cafetería de juegos de mesa, una editorial, un festival. Funciona como cualquier otra cuenta: tiene un nombre de usuario y una página de perfil en ludoya.com/your-name, tiene una colección de juegos, publica y organiza eventos. Lo que la convierte en una organización es que tiene miembros.
No hay una categoría aparte que aprender. Un grupo que creas para organizar a tus amigos es el mismo tipo de cuenta, solo que sin inicio de sesión propio: lo gestionas desde tu perfil. Asígnale un correo electrónico y una contraseña cuando estés listo y quedará independiente, para que el personal pueda iniciar sesión como el local sin pasar por la cuenta personal de nadie. Miembros, roles, eventos, colección e historial se mantienen intactos, y se hace en un par de clics.
Convertir tu propia cuenta en una organización es igual de rápido, aunque piénsalo antes de hacerlo en una cuenta desde la que juegas — ver más abajo.
Por qué darle credenciales propias
Dos cosas cambian una vez que la cuenta tiene credenciales:
- El personal puede iniciar sesión como el local. Nadie tiene que prestar unas credenciales personales, y si alguien se va, no se lleva la cuenta.
- Puede tener un plan premium. Los niveles Club y Business — torneos, venta de entradas, planos del recinto, la API pública — los compra la cuenta que organiza los eventos.
Todo lo demás — miembros, roles, una colección colectiva, eventos, publicar como la comunidad — ya lo tienes sin ellas.
Crear una organización
Opción 1: Desde una cuenta de usuario
Puedes convertir una cuenta de usuario en una organización registrando una cuenta completamente nueva y transformándola en organización durante la incorporación, o convirtiendo una cuenta personal existente que ya tengas.
Registra un usuario nuevo y configúralo como organización
La vía recomendada cuando aún no tienes una cuenta adecuada: registra un usuario nuevo específicamente para la organización y usa el atajo del proceso de incorporación para configurarlo como tal desde el primer día.
- Regístrate como usuario nuevo con el correo y la contraseña que quieras para la organización
- En el paso "¿Qué tipo de cuenta?", elige el tipo que corresponda — Club, Tienda, Editorial, Festival u Otro. Aparece junto a Jugador como una opción de primer nivel, no como un desvío
- El siguiente paso pasa a ser Configura tu organización, donde defines quién puede hacer qué y si publicas el horario de apertura
- Termina la incorporación
El nombre, la descripción y el avatar son los que le diste a la cuenta en los pasos anteriores de incorporación — este paso trata sobre cómo se comporta la organización, no sobre cómo se llama. Permisos establece el público mínimo para cada acción (publicar, organizar eventos, programar partidas, registrar partidas, invitar, ver la lista de miembros), y Horario de apertura publica tu horario en el perfil y alimenta el filtro Abierto a las en Explorar. Todo esto se puede editar más adelante.
El tipo que elijas también determina con qué widgets comienzan tus páginas; así, una tienda destaca su inventario y sus eventos, mientras que un festival destaca solo los eventos. Puedes reorganizarlo todo más adelante.
La cuenta completamente nueva queda configurada como organización desde el principio, sin fase de uso personal intermedia.
Convierte tu cuenta personal existente
Esto cambia tu cuenta actual de personal a cuenta de organización en el mismo lugar. Tus credenciales de acceso (correo y contraseña) permanecen exactamente como están, junto con todas las partidas, estadísticas, amigos y la colección ya asociadas a la cuenta. La identidad pública de la organización — nombre, biografía, avatar — se establece desde cero en el formulario de creación de grupo que aparece durante la conversión, para que no te veas obligado a arrastrar los datos de tu perfil personal como la imagen de marca de la organización.
- Ve a Configuración → Información de la cuenta, o Perfil → Editar perfil — la opción está en ambos
- Toca Convertir en organización
- Rellena el formulario (nombre, biografía, avatar) — esto se convierte en la cara pública de la organización
- Confirma la conversión
Conservas tu cuenta y todo lo que contiene; simplemente gana funciones de organización — miembros, eventos y publicar como la organización. Los miembros que agregues podrán ayudar a gestionarla. Y es reversible: puedes volver a convertir la organización en un perfil normal más adelante desde su configuración.
⚠️ Piénsatelo dos veces si es una cuenta con la que realmente juegas. Convertir no borra nada — pero tampoco separa nada. Cada partida, estadística, reseña y juego que hayas acumulado como persona se queda en esta cuenta y pasa a formar parte del historial público de la organización, y tu perfil ahora se interpreta como el del lugar en vez de como tú. Si quieres mantener tu vida lúdica separada de la del club, registra una cuenta nueva para la organización (arriba)o convierte un grupo en su lugarr (Opción 2). La conversión realmente solo es adecuada para una cuenta que se creó para la organización desde el principio.
Opción 2: Convertir un grupo
Si administras un grupo y quieres darle un inicio de sesión propio — para que el personal pueda iniciar sesión como el local y la cuenta pueda tener un plan premium:
- Ve a tu grupo
- Toca el menú (⋮) → Crear cuenta de organización
- Introduce un Correo electrónico de la organización y establece una Contraseña, luego toca Siguiente
- Introduce el código enviado a esa dirección de correo y toca Confirmar
El grupo mantiene todo — miembros, roles, eventos, colección, historial — y obtiene sus propias credenciales. Sigues con tu sesión iniciada con tu propia cuenta; el nuevo inicio de sesión está disponible para cuando quieras actuar como la organización.
Capacidades de la organización
Funciones principales
- Colección de juegos independiente: Mantén tu propia colección, separada de la colección personal de cualquier miembro. Perfecta para tiendas que muestran inventario o editoriales que exhiben sus juegos. Los grupos no tienen una colección propia — esto es solo para organizaciones.
- Colecciones de miembros agregadas: Junto a la colección propia de la organización, consulta una vista combinada de los juegos que poseen los miembros — útil para planificar eventos o entender qué tienen los jugadores.
- Roles de miembros & invitaciones: Administra Administradores, Organizadores y Miembros. Invita mediante búsqueda, enlace o código QR.
- Organización de eventos: Organiza eventos bajo el nombre de tu organización. Los miembros confirman asistencia y acuden.
- Feed de actividad: El feed propio de tu organización de publicaciones, partidas y eventos.
- Estadísticas del grupo: Número de partidas, juegos más jugados, tendencias de actividad de los miembros.
- Widgets incrustables: Fragmentos HTML para tu sitio web que muestran eventos, juegos o partidas recientes.
Sincronización con BGG
Vincula tu cuenta de Board Game Geek para sincronizar automáticamente tu colección. Los juegos que agregues a BGG aparecerán automáticamente en tu colección de Ludoya. Ideal para tiendas y editoriales que mantienen el inventario sincronizado.
Funciones premium
Las organizaciones pueden contar con una suscripción premium para desbloquear herramientas avanzadas de organización y coordinación.
Nivel Club
- Torneos: Crea un evento de tipo torneo y ejecútalo en formato suizo, mixto o de eliminación simple/doble — Ludoya genera los emparejamientos y el cuadro y mantiene la clasificación en vivo con criterios de desempate.
- Sorteos: Regala juegos y premios a tus asistentes con un sorteo animado en vivo que todos pueden ver.
- Subeventos: Anida eventos con todas las funciones dentro de un evento principal para encuentros con múltiples pistas.
- Eventos coorganizados: Invita a otros grupos a coorganizar, permíteles gestionar subeventos y acepta solicitudes de anfitrión.
- Mapa de calor de disponibilidad: Consulta cuándo tus asistentes estarán realmente presentes y programa las grandes partidas en los picos.
- Integración con Telegram: Conecta la organización a un chat de Telegram para anuncios automáticos de eventos.
Nivel Business
Todo lo de Club, además:
- Ludoya Tickets (implementación gradual): Vende entradas de pago con pago en la plataforma, registro con QR por entrada y seguimiento de ventas, con pagos a través de tu propia cuenta de Stripe.
- Planos interactivos del recinto: Sube una imagen del plano del recinto para cualquiera de tus ubicaciones y coloca visualmente tus sitios (mesas, salas, áreas de juego) en él — los asistentes exploran un mapa de tu espacio desplazable y con zoom. Los sitios con nombre son gratuitos para todas las cuentas de organización; esto añade la capa de mapa visual. Cuando organizas un evento, cada subevento y cada partida programada ocupa un sitio, de modo que los asistentes siempre saben a qué mesa o sala dirigirse.
- Verificación de entrada con QR: Los asistentes muestran un código QR desde la página del evento; escanearlo en la puerta confirma que están en la lista y los registra, creando tu registro de asistencia a medida que llega la gente. Para escanear se necesita la app móvil, y el evento debe pertenecer a un grupo.
- Formularios de asistencia personalizados: Añade campos personalizados al registro del evento (p. ej., "¿Nivel de experiencia preferido?" o "¿Restricciones alimentarias?").
- Exportación de datos de asistentes: Descarga la lista completa de asistentes, con cada respuesta del formulario, como CSV.
- Apertura/cierre automáticos: Programa que el registro se abra y se cierre automáticamente.
- API pública: Genera una clave de API y extrae los eventos, miembros, colección y estadísticas de tu organización a cualquier sitio web o app externos — y añade Iniciar sesión con Ludoya a tu propio sitio.
Los eventos recurrentes, las campañas y las demás ventajas del nivel Player pertenecen a planes personales, no a los de organización.
Consulta Premium para ver detalles de suscripción y precios.
Gestionar tu organización
Editar configuración
Abre el perfil de tu organización y usa su menú ⋮:
- Editar perfil — nombre, descripción, avatar, visibilidad, política para unirse y los permisos por acción de cada rol
- Personalizar perfil — qué widgets aparecen en la página de la organización y en qué orden
- Configuración de Telegram — conecta un chat y elige qué se anuncia (consulta Integraciones)
- API pública — claves de API e Iniciar sesión con Ludoya, en el plan Business (consulta API pública)
- Miembros — la lista, los roles y las solicitudes pendientes
El correo electrónico y la contraseña de la organización forman parte de la cuenta y no del perfil, en Configuración → Información de la cuenta: el mismo lugar que para una cuenta personal, porque una organización es una cuenta.
Gestionar miembros
- Aprobar solicitudes de unión: si usas la política "Solicitud"
- Invitar miembros: busca por nombre o envía un enlace/código QR
- Cambiar roles: ascender a Administrador/Organizador o degradar a Miembro
- Eliminar miembros: si es necesario
- Ver estadísticas de miembros: consulta su actividad y asistencia
Gestionar Premium
Consulta tu suscripción actual, la facturación y la fecha de renovación. Actualiza, cambia a un plan inferior o cancela en cualquier momento.
Eliminar organización
Si ya no necesitas la organización, puedes eliminarla. Esto devuelve tu cuenta a una cuenta personal normal. Advertencia: esto no se puede deshacer—comprueba antes que has exportado cualquier dato importante.
Unirse a una organización
El proceso para unirse es el mismo que para unirse a un grupo:
- Organizaciones abiertas: Haz clic en Unirse y entras de inmediato
- Solo con solicitud: Haz clic en Solicitar unirse y espera la aprobación
- Solo por invitación: Usa un enlace de invitación o un código QR para solicitar o unirte directamente
Cuando te unes, un cuadro de diálogo de bienvenida te recibe con un breve resumen de lo que ahora puedes hacer en esta comunidad. Te conviertes en Miembro de forma predeterminada (los administradores pueden cambiar tu rol).
Perfiles de organizaciones
Tu organización tiene un perfil público que muestra:
- Logotipo o avatar
- Nombre y descripción
- Próximos eventos
- Publicaciones y actividad recientes
- Número de miembros
- Aspectos destacados de la colección (si es pública)
- Botón para unirse u opción para solicitar unirse
Ideal para atraer nuevos miembros y mostrar de qué se trata tu organización.
Relacionado:
- Grupos — espacios comunitarios para grupos de juego
- Eventos — organizar y participar en eventos
- Premium — funciones de suscripción y precios
- Integraciones — conectar con BGG y Telegram