Organisations

Sur Ludoya, une organisation est simplement un compte qui représente une communauté plutôt qu’une personne — un club, un bar à jeux, un éditeur, un festival. Elle fonctionne comme n’importe quel autre compte : elle a un nom d’utilisateur et une page de profil sur ludoya.com/your-name, elle possède une collection de jeux, elle publie et elle organise des événements. Ce qui en fait une organisation, c’est qu’elle a des membres.

Il n’y a pas de catégorie à part à apprendre. Un groupe que vous créez pour organiser vos amis est du même type de compte, simplement sans identifiants propres — vous le gérez depuis votre profil. Donnez-lui une adresse e‑mail et un mot de passe quand vous êtes prêt et il devient autonome, afin que le personnel puisse se connecter sur le compte du lieu sans passer par le compte personnel de qui que ce soit. Membres, rôles, événements, collection et historique sont tous conservés intacts, et cela se fait en quelques clics.

Transformer votre propre compte en une organisation est tout aussi rapide, mais réfléchissez avant de le faire sur un compte depuis lequel vous jouez — voir ci‑dessous.

Pourquoi lui donner ses propres identifiants

Deux choses changent une fois que le compte a des identifiants :

• Le personnel peut se connecter sur le compte du lieu. Personne n’a à prêter des identifiants personnels, et si quelqu’un s’en va, il n’emporte pas le compte avec lui.
• Il peut détenir une offre premium. Les niveaux Club et Business — tournois, billetterie, plans de salle, l’API publique — sont achetés par le compte qui organise les événements.

Tout le reste — membres, rôles, une collection collective, événements, les publications au nom de la communauté — vous l’avez déjà sans cela.

Créer une organisation

Option 1 : À partir d’un compte utilisateur

Vous pouvez transformer un compte utilisateur en organisation soit en inscrivant un tout nouveau compte et en le basculant en organisation pendant le parcours d’intégration, soit en convertissant un compte personnel existant.

Inscrivez un nouvel utilisateur et configurez-le comme organisation

La voie recommandée lorsque vous n’avez pas encore de compte adéquat : inscrivez un nouvel utilisateur spécifiquement pour l’organisation et utilisez le raccourci du parcours d’intégration pour le configurer en organisation dès le premier jour.

1. Inscrivez-vous en tant que nouvel utilisateur avec l’e‑mail et le mot de passe que vous souhaitez pour l’organisation
2. À l’étape Quel type de compte ?, choisissez le type approprié — Club, Boutique, Éditeur, Festival ou Autre. Elle figure aux côtés de Joueur comme une option de premier niveau, pas un détour
3. L’étape suivante devient Configurez votre organisation, où vous définissez qui peut faire quoi et si vous publiez les horaires d’ouverture
4. Terminez l’intégration

Le nom, la description et l’avatar sont ceux que vous avez donnés au compte lors des étapes précédentes d’intégration — cette étape porte sur la manière dont l’organisation se comporte, pas sur son nom. Autorisations définit le public minimal pour chaque action (créer des publications, organiser des événements, programmer des parties, enregistrer des parties, inviter, voir la liste des membres), et Horaires d’ouverture publie vos horaires sur le profil et alimente le filtre Ouvert à dans Explorer. Chacun de ces éléments est modifiable ultérieurement.

Le type que vous choisissez détermine également avec quels widgets vos pages démarrent ; ainsi, une boutique met en avant son inventaire et ses événements tandis qu’un festival met en avant uniquement les événements. Vous pourrez tout réorganiser plus tard.

Le tout nouveau compte est configuré comme une organisation dès le départ, sans phase d’usage personnel intermédiaire.

Convertir votre compte personnel existant

Cela fait basculer votre compte actuel d’un compte personnel à un compte d’organisation tel quel. Vos identifiants de connexion (e‑mail et mot de passe) restent exactement tels quels, ainsi que toutes les parties, statistiques, amis et la collection déjà associés au compte. L’identité publique de l’organisation — nom, biographie, avatar — est définie à neuf dans le formulaire de création de groupe qui apparaît durant la conversion, de sorte que vous n’êtes pas contraint d’emporter les détails de votre profil personnel comme image de marque de l’organisation.

1. Allez à Paramètres → Informations du compte, ou Profil → Modifier le profil — l’option se trouve dans les deux
2. Touchez Convertir en organisation
3. Remplissez le formulaire (nom, biographie, avatar) — cela devient la vitrine publique de l’organisation
4. Confirmez la conversion

Vous conservez votre compte et tout ce qu’il contient ; il gagne simplement des fonctionnalités d’organisation — membres, événements et publier en tant qu’organisation. Les membres que vous ajoutez peuvent aider à la gérer. Et c’est réversible : vous pouvez retransformer l’organisation en profil normal plus tard depuis ses paramètres.

⚠️ Réfléchissez à deux fois s’il s’agit d’un compte avec lequel vous jouez réellement. Convertir ne supprime rien — mais ne sépare rien non plus. Chaque partie, statistique, critique et jeu que vous avez accumulés en tant que personne reste sur ce compte et devient partie intégrante de l’historique public de l’organisation, et votre profil est désormais perçu comme le lieu plutôt que comme vous. Si vous voulez garder votre vie ludique distincte de celle du club, inscrivez un nouveau compte pour l’organisation (ci‑dessus) ou promouvez un groupe à la place (Option 2). La conversion ne convient vraiment qu’à un compte qui a été créé pour l’organisation au départ.

Option 2 : Convertir un groupe

Si vous administrez un groupe et voulez lui donner des identifiants de connexion propres — pour que le personnel puisse se connecter en tant que lieu, et que le compte puisse avoir un plan premium :

1. Accédez à votre groupe
2. Appuyez sur le menu (⋮) → Créer un compte d’organisation
3. Saisissez une Adresse e-mail de l’organisation et définissez un Mot de passe, puis appuyez sur Suivant
4. Saisissez le code envoyé à cette adresse e-mail et appuyez sur Confirmer

Le groupe conserve tout — membres, rôles, événements, collection, historique — et obtient ses propres identifiants. Vous restez connecté avec votre propre compte ; le nouvel identifiant de connexion est là pour quand vous voudrez agir en tant qu’organisation.

Capacités de l’organisation

Fonctionnalités principales

• Collection de jeux indépendante : Maintenez votre propre collection, distincte de la collection personnelle d'un membre. Parfaite pour les boutiques affichant leur inventaire ou les éditeurs présentant leurs jeux. Les groupes n’ont pas leur propre collection — c’est réservé aux organisations.
• Collections des membres agrégées : En plus de la collection propre de l’organisation, consultez une vue combinée des jeux possédés par les membres — utile pour planifier des événements ou comprendre ce que possèdent les joueurs.

• Rôles des membres & invitations : Gérez les Administrateurs, Organisateurs et Membres. Invitez via la recherche, un lien ou un code QR.
• Organisation d’événements : Organisez des événements au nom de votre organisation. Les membres confirment leur présence et participent.
• Flux d’activité : Le flux propre à votre organisation de publications, parties et événements.
• Statistiques du groupe : Nombre de parties, jeux les plus joués, tendances de l’activité des membres.
• Widgets intégrables : Extraits HTML pour votre site web affichant des événements, des jeux ou des parties récentes.

Synchronisation avec BGG

Liez votre compte Board Game Geek pour synchroniser automatiquement votre collection. Les jeux que vous ajoutez sur BGG apparaissent automatiquement dans votre collection Ludoya. Idéal pour les boutiques et les éditeurs qui maintiennent l’inventaire synchronisé.

Fonctionnalités premium

Les organisations peuvent souscrire un abonnement premium pour débloquer des outils avancés d’organisation et de coordination.

Niveau Club

• Tournois : Créez un événement de type tournoi et exécutez-le au format suisse, mixte ou à élimination simple/double — Ludoya génère les appariements et le tableau et maintient un classement en direct avec des critères de départage.
• Tirages au sort : Offrez des jeux et des lots à vos participants avec un tirage animé en direct que tout le monde peut regarder.
• Sous-événements : Imbriquez des événements complets dans un événement parent pour des rassemblements à plusieurs pistes.
• Événements coorganisés : Invitez d’autres groupes à coorganiser, laissez-les gérer des sous-événements et acceptez des candidatures d’hôte.
• Carte thermique de disponibilité : Voyez quand vos participants seront réellement présents et planifiez les grandes parties aux heures de pointe.
• Intégration avec Telegram : Connectez l’organisation à un chat Telegram pour des annonces automatiques d’événements.

Niveau Business

Tout ce qui est dans Club, plus :

• Ludoya Tickets (déploiement progressif) : Vendez des billets payants avec paiement sur la plateforme, enregistrement par QR pour chaque billet et suivi des ventes, avec versement sur votre propre compte Stripe.
• Plans d’étage interactifs du lieu : Téléversez une image de plan de salle pour n’importe lequel de vos lieux et placez visuellement vos emplacements (tables, salles, zones de jeu) dessus — les participants explorent une carte de votre espace, déplaçable et zoomable. Les emplacements nommés sont gratuits pour tous les comptes d’organisation ; cela ajoute la couche de carte visuelle. Lorsque vous organisez un événement, les sous-événements et les parties programmées occupent chacun un emplacement, afin que les participants sachent toujours vers quelle table ou quelle salle se diriger.
• Vérification d’entrée par QR : Les participants présentent un code QR depuis la page de l’événement ; le scanner à l’entrée confirme qu’ils sont sur la liste et les enregistre, constituant votre registre de présence au fur et à mesure des arrivées. Le scan nécessite l’application mobile, et l’événement doit appartenir à un groupe.
• Formulaires de présence personnalisés : Ajoutez des champs personnalisés à l’inscription à l’événement (p. ex., "Niveau d’expérience préféré ?" ou "Restrictions alimentaires ?").
• Exportation des données des participants : Téléchargez la liste complète des participants, avec chaque réponse du formulaire, au format CSV.
• Ouverture/fermeture automatiques : Planifiez l’ouverture et la fermeture de l’inscription automatiquement.
• API publique : Générez une clé d’API et récupérez les événements, les membres, la collection et les statistiques de votre organisation dans n’importe quel site web ou application externe — et ajoutez Se connecter avec Ludoya à votre propre site.

Les événements récurrents, les campagnes et les autres avantages du niveau Player relèvent de plans personnels plutôt que de ceux d’organisation.

Consultez Premium pour les détails d’abonnement et les tarifs.

Gérer votre organisation

Modifier les paramètres

Ouvrez le profil de votre organisation et utilisez son menu ⋮ :

• Modifier le profil — nom, description, avatar, visibilité, politique d'adhésion et autorisations par action pour chaque rôle
• Personnaliser le profil — quels widgets apparaissent sur la page de l'organisation et dans quel ordre
• Paramètres Telegram — connecter un chat et choisir ce qui est annoncé (voir Intégrations)
• API publique — clés d'API et Connexion avec Ludoya, sur l'offre Business (voir API publique)
• Membres — la liste, les rôles et les demandes en attente

L'adresse e‑mail et le mot de passe de l'organisation se trouvent du côté du compte plutôt que du profil, dans Paramètres → Informations du compte — au même endroit que pour un compte personnel, car une organisation est un compte.

Gérer les membres

• Approuver les demandes d'adhésion : si vous utilisez la politique « Demande »
• Inviter des membres : recherchez par nom ou envoyez un lien/code QR
• Modifier les rôles : promouvoir au statut d'Administrateur/Organisateur ou rétrograder au statut de Membre
• Retirer des membres : si nécessaire
• Voir les statistiques des membres : consultez leur activité et leur présence

Gérer Premium

Affichez votre abonnement actuel, la facturation et la date de renouvellement. Mettez à niveau, passez à un plan inférieur ou annulez à tout moment.

Supprimer l'organisation

Si vous n'avez plus besoin de l'organisation, vous pouvez la supprimer. Cela ramène votre compte à un compte personnel normal. Avertissement : cette action est irréversible — vérifiez d'abord que vous avez exporté toutes les données importantes.

Rejoindre une organisation

La procédure est la même que pour rejoindre un groupe :

• Organisations ouvertes : Cliquez sur Rejoindre et vous rejoignez immédiatement
• Uniquement sur demande : Cliquez sur Demander à rejoindre et attendez l'approbation
• Uniquement sur invitation : Utilisez un lien d'invitation ou un code QR pour demander ou rejoindre directement

Lorsque vous rejoignez, une boîte de dialogue de bienvenue vous accueille avec un bref aperçu de ce que vous pouvez désormais faire dans cette communauté. Vous devenez Membre par défaut (les administrateurs peuvent modifier votre rôle).

Profils d’organisations

Votre organisation dispose d’un profil public affichant :

• Logo / avatar
• Nom et description
• Événements à venir
• Publications et activités récentes
• Nombre de membres
• Points forts de la collection (si elle est publique)
• Bouton Rejoindre ou option pour demander à rejoindre

Idéal pour attirer de nouveaux membres et présenter votre organisation.

Voir aussi :

• Groupes — espaces communautaires pour groupes de joueurs
• Événements — organiser et participer à des événements
• Premium — fonctionnalités et tarifs de l'abonnement
• Intégrations — connexion avec BGG et Telegram