Att sätta upp din klubb på Ludoya går snabbt. Att hjälpa medlemmarna att vänja sig tar oftast lite längre tid, och det är helt normalt: folk är fästa vid hur deras klubb fungerar, och de har ordnat sina kvällar på samma sätt i åratal.

Den här guiden delar med sig av det som har fungerat för andra klubbar. Bara runt Barcelona driver ett tjugotal klubbar i dag sina spelkvällar på Ludoya, och några av dem har varit med oss från allra första början: DarkStone Catalunya i Terrassa, med över 250 medlemmar och mer än tusen evenemang; KLEFF Barcelona, med fler än 200 medlemmar; och Jocs Sala Padró i Cornellà, med runt 600 spelkvällar. Alla kom dit steg för steg.

Tanken bakom allt nedan är enkel: börja med en liten sak som gör livet enklare för alla, och låt folk hänga på i sin egen takt.

Det som brukar stå i vägen

När en klubb tycker att förändringen är svår handlar det sällan om själva plattformen. Oftare handlar det om hur förändringen kommer:

  • Många nyheter på en gång. Att presentera samling, spelomgångar, evenemang, avgifter och spelbibliotek i ett svep kan låta som mycket extraarbete, även när det inte är det.
  • En stor ja-eller-nej-fråga. Att fråga ”Ska vi flytta till Ludoya?” brukar starta ett brett samtal om appar och mobiler i stället för om vad klubben faktiskt behöver.
  • Att göra det obligatoriskt direkt. Den som bara var nyfiken kan känna sig pressad.
  • En person som bär allt ensam. Förändring är lättare när den delas.

Allt det här är lätt att undvika, och stegen nedan är gjorda med det i åtanke.

En plan steg för steg

1. Visa det för ett par personer först

Innan du berättar för hela klubben, visa Ludoya för en eller två personer du litar på: kanske en annan organisatör och en medlem vars åsikt de andra värdesätter. Låt dem anmäla sig till en testkväll och fråga vad de tror att de andra kan oroa sig för. Deras svar hjälper dig att förbereda dig, och du gör det inte ensam.

2. Börja med en sak

Tänk på vad som kräver mest arbete i din klubb just nu. För många klubbar är det att veta vem som kommer till nästa spelkväll; för andra är det att hålla koll på spelbiblioteket eller att arrangera en turnering. Välj bara en sak. Den här guiden börjar med anmälningar, eftersom det är där de flesta klubbar börjar.

3. Dela en anmälningslänk i er vanliga chatt

Skapa nästa spelkväll som ett evenemang och dela länken i gruppchatten ni redan använder, med en vänlig rad, till exempel:

”Till torsdag kan ni anmäla er här, så vet vi hur många bord vi ska ställa fram: [länk]”

Dina medlemmar behöver inte installera något eller skapa ett konto. De kan öppna länken i webbläsaren och anmäla sig med namn och e-post. Chatten är precis som förut, för allt folk tycker om att använda den till, och Ludoya håller helt enkelt ordning på listan.

4. Lägg till dina medlemmar själv

Du behöver inte vänta tills alla har gått med för att klubben ska kännas komplett. I klubbkonsolen använder du Importera medlemmar med listan du redan har. Medlemmar du lägger till på det här sättet är en del av klubben från första dagen, även utan konto: du kan hålla en plats åt dem och ta med dem i spelomgångarna du loggar. Om de skapar ett konto senare kan du använda Slå ihop med för att föra samman båda, så att klubben bara har en post.

Klubbens spel kan du lägga in på samma sätt, från en fil eller från BoardGameGeek.

5. Dela det fina när det dyker upp

Efter några kvällar börjar klubben se saker den inte hade förut:

  • Att på några sekunder se om någon har ett visst spel, tack vare klubbens gemensamma samling.
  • Klubbens statistik: vilka spel ni spelar mest, hur många kvällar ni har delat i år, hur lång tid en omgång Terraforming Mars faktiskt tar för er.
  • En Replay för månaden eller året, att dela med alla.
  • Ett minimum för varje kväll, så att sidan visar hur många fler som behövs och du vet i god tid om kvällen blir av.

Att dela något av det här i chatten då och då är ett fint sätt för alla att se vad klubben bygger tillsammans.

6. Låt listan bo på Ludoya

Efter tre eller fyra kvällar anmäler sig förmodligen de flesta redan via länken. Då kan ni tillsammans komma överens om att listan förs på Ludoya och att chatten är till för allt annat.

För den som ändå hellre avstår kan du göra anmälan själv: Boka platser lägger till någon på listan med namn, med eller utan konto. Alla behåller sin plats vid bordet.

7. När ni är redo, testa nästa sak

När anmälningarna känns naturliga kan ni titta på nästa sak som skulle hjälpa: spelbiblioteket med QR-etiketter, turneringar, medlemsavgifter eller att logga spelomgångar. En sak i taget, när det passar er klubb.

Frågor dina medlemmar kanske ställer

De här frågorna dyker upp i de flesta klubbar. Alla är rimliga, och här är några svar du kan dela.

”Måste jag installera en app?”

Nej. Ludoya fungerar i webbläsaren på alla mobiler och datorer, och för att anmäla sig till en kväll räcker det med namn och e-post. Appen finns där för den som vill ha den, men ingen behöver använda den.

”Vi vill helst hålla mobilerna borta från bordet.”

Det är en fin tradition, och Ludoya passar bra in i den, eftersom den används före och efter ett spel snarare än under. Att anmäla sig tar ett ögonblick. Att logga en spelomgång, om bordet vill, tar en minut i slutet, och en person kan göra det för alla. Det fungerar även offline.

Det kan till och med betyda mindre tid med mobilen, eftersom ingen behöver scrolla tillbaka i chatten för att se vem som kommer eller vem som har lånat ett spel. Vissa klubbar kommer överens om en enkel vana: mobilerna undan medan man spelar, och en person loggar spelomgången efteråt om alla vill att den sparas.

”Vi vill helst inte vara beroende av stora techjättar.”

Det är en mycket förståelig oro. Det kan hjälpa att veta att Ludoya görs av ett litet oberoende företag i Katalonien i Spanien och följer EU:s dataskyddsregler. Det finns inga annonser och inga annonsspårare, och dina data säljs aldrig: inte din samling, inte dina spelomgångar och inget om spelen du gillar. Ludoya finns på 22 språk, katalanska inräknat, och är utformat kring det lokala livet: din klubb, era spelkvällar och evenemangen nära dig.

Många klubbar organiserar sig i dag via WhatsApp, Facebook eller Googles verktyg, så för dem är Ludoya ett sätt att förlita sig lite mindre på stora plattformar, inte mer.

”Tänk om Ludoya ändras, eller börjar ta betalt?”

Att driva klubbens spelkvällar är gratis: klubben, dess medlemmar och evenemang, anmälningar med platser och väntelistor, och export av vilka som kommer. Betalplaner ger mer utrymme och extra verktyg för större klubbar och evenemang.

Din information förblir dessutom din. I klubbkonsolen kan du när som helst exportera era medlemmar, evenemang, samling och spelomgångar.

”Jag vill helst hålla mina spel och spelomgångar privata.”

Självklart. Under Inställningar → Integritet väljer var och en vem som ser deras profil, samling, spelomgångar och statistik: alla, vänner, personer de delar en grupp med, eller bara de själva. Mer finns i Sekretess och synlighet.

”En del av våra medlemmar känner sig inte hemma med teknik.”

För dem kan det vara så enkelt som att öppna en länk och skriva sitt namn. Och om det ändå känns för mycket kan du anmäla dem själv. Meddelanden når folk via e-post när de inte använder appen, och en utskriven QR-kod på lokalens dörr hjälper nya att hitta rätt.

”Vår gruppchatt fungerar redan bra.”

Det gör den säkert, ofta tack vare någon som i tysthet räknar platserna varje vecka och minns vem som har klubbens spel och vilken nykomling som ville lära sig Root. Ludoya hjälper till att dela på det arbetet: listan, spelade omgångar och lånen finns på ett ställe, så att klubben fungerar smidigt även när den personen tar en välförtjänt paus.

Att föreslå det för klubben

Om er klubb fattar beslut tillsammans kan några saker hjälpa samtalet:

  • Föreslå en kort testperiod. Till exempel: ”Ska vi testa att anmäla oss via den här länken de kommande fyra spelkvällarna och sedan prata om hur det gick?” Att prova något ett tag känns mycket lättare än ett permanent beslut.
  • Utgå från vad klubben behöver. Att prata om problemet ni vill lösa, som att hålla koll på vem som kommer, är lättare än att prata om ett nytt verktyg.
  • Bjud in tvivlen. Be de medlemmar som har flest frågor att hjälpa till att utvärdera testet. Deras syn är värdefull, och ofta blir de testets bästa förespråkare.
  • Säg vad som förblir som förut. Chatten finns kvar, ingen behöver skapa ett konto, och spelstunden förblir mobilfri om det är så ni vill ha det.
  • Berätta hur det gick. Efter testet, berätta för alla hur många som anmälde sig, vilka kvällar som var mest välbesökta och vilka spel som var populärast.

Ett meddelande du kan dela

”Hej allihop! De närmaste spelkvällarna vill vi testa att anmäla oss via Ludoya, så att listan inte försvinner i chatten: [länk]. Den öppnas i webbläsaren och frågar bara efter namn och e-post, ingen app eller konto behövs. Chatten är kvar som vanligt, och om du hellre vill det, säg bara till så skriver jag upp dig.”

Relaterat