Auf Ludoya ist eine Organisation einfach ein Konto, das eine Community repräsentiert statt eine einzelne Person — ein Club, ein Spielecafé, ein Verlag, ein Festival. Es funktioniert wie jedes andere Konto: Es hat einen Benutzernamen und eine Profilseite unter ludoya.com/your-name, es besitzt eine Spielesammlung, veröffentlicht Beiträge und richtet Veranstaltungen aus. Was es zu einer Organisation macht, ist, dass es Mitglieder hat.
Es gibt keine separate Kategorie, die man lernen müsste. Eine Gruppe, die du erstellst, um deine Freundinnen und Freunde zu organisieren, ist dieselbe Art von Konto, nur ohne eigenes Login — du verwaltest sie von deinem Profil aus. Gib ihr eine E‑Mail-Adresse und ein Passwort, wenn du soweit bist, und sie steht auf eigenen Beinen, sodass das Personal sich als der Veranstaltungsort anmelden kann, ohne über das persönliche Konto irgendeiner Person zu gehen. Mitglieder, Rollen, Veranstaltungen, Sammlung und Verlauf bleiben unverändert erhalten, und das geht mit ein paar Klicks.
Dein eigenes Konto in eine Organisation zu verwandeln, geht genauso schnell — überlege dir das aber gut, wenn es ein Konto ist, von dem aus du spielst; siehe unten.
Warum ein eigenes Login einrichten
Zwei Dinge ändern sich, sobald das Konto Zugangsdaten hat:
- Das Personal kann sich als der Veranstaltungsort anmelden. Niemand muss persönliche Zugangsdaten verleihen, und wenn jemand geht, nimmt niemand das Konto mit.
- Es kann einen Premium-Plan haben. Die Stufen Club und Business — Turniere, Ticketverkauf, Grundrisse, die öffentliche API — werden von dem Konto gekauft, das die Veranstaltungen ausrichtet.
Alles andere — Mitglieder, Rollen, eine gemeinsame Sammlung, Veranstaltungen, als die Community Beiträge zu veröffentlichen — hast du bereits auch ohne sie.
Eine Organisation erstellen
Option 1: Von einem Benutzerkonto
Du kannst ein Benutzerkonto in eine Organisation verwandeln, indem du entweder ein völlig neues Konto registrierst und es während des Onboardings in eine Organisation umwandelst oder indem du ein bestehendes persönliches Konto konvertierst.
Neuen Benutzer registrieren und als Organisation einrichten
Der empfohlene Weg, wenn du noch kein geeignetes Konto hast: Registriere eigens für die Organisation einen neuen Benutzer und nutze die Onboarding-Abkürzung, um ihn vom ersten Tag an als Organisation zu konfigurieren.
- Melde dich als neuer Benutzer mit der E-Mail und dem Passwort an, die du für die Organisation verwenden möchtest
- Im Schritt "Welche Art von Konto?" wähle den passenden Typ — Club, Shop, Verlag, Festival oder Sonstiges. Er steht gleichberechtigt neben Spieler als erstklassige Option, nicht als Umweg
- Der nächste Schritt wird Richte deine Organisation ein, wo du festlegst, wer was darf, und ob du Öffnungszeiten veröffentlichst
- Schließe das Onboarding ab
Name, Beschreibung und Avatar stammen aus den vorherigen Onboarding‑Schritten — in diesem Schritt geht es darum, wie sich die Organisation verhält, nicht darum, wie sie heißt. Berechtigungen legt die Mindestzielgruppe für jede Aktion fest (Beiträge veröffentlichen, Veranstaltungen ausrichten, geplante Partien ansetzen, Partien protokollieren, einladen, die Mitgliederliste sehen), und Öffnungszeiten veröffentlicht deine Zeiten im Profil und speist den Filter Öffnet um in Entdecken. Alles davon ist später bearbeitbar.
Der gewählte Typ bestimmt außerdem, mit welchen Widgets deine Seiten starten; ein Shop führt daher sein Sortiment und seine Veranstaltungen an, während ein Festival ausschließlich mit Veranstaltungen beginnt. Du kannst alles später umordnen.
Das völlig neue Konto wird von Anfang an als Organisation konfiguriert, ohne eine Zwischenphase der privaten Nutzung.
Dein bestehendes persönliches Konto umwandeln
Das schaltet dein aktuelles Konto an Ort und Stelle von einem persönlichen Konto auf ein Organisationskonto um. Deine Anmeldedaten (E-Mail und Passwort) bleiben exakt gleich, ebenso alle bereits mit dem Konto verknüpften Partien, Statistiken, Freunde und die Sammlung. Die öffentliche Identität der Organisation — Name, Biografie, Avatar — legst du im Formular zur Gruppenerstellung fest, das während der Umwandlung erscheint, sodass du nicht gezwungen bist, die Details deines persönlichen Profils als Branding der Organisation mitzuschleppen.
- Gehe zu Einstellungen → Kontoinformationen oder Profil → Profil bearbeiten — die Option gibt es in beiden
- Tippe auf In eine Organisation umwandeln
- Fülle das Formular aus (Name, Biografie, Avatar) — das wird das öffentliche Gesicht der Organisation
- Bestätige die Umwandlung
Du behältst dein Konto und alles darin; es erhält einfach Organisationsfunktionen — Mitglieder, Veranstaltungen und als Organisation Beiträge zu veröffentlichen. Hinzugefügte Mitglieder können bei der Verwaltung helfen. Und es ist umkehrbar: Du kannst die Organisation später in ihren Einstellungen wieder in ein normales Profil zurückverwandeln.
⚠️ Überlege es dir gut bei einem Konto, mit dem du tatsächlich spielst. Die Umwandlung löscht nichts — aber sie trennt auch nichts. Jede Partie, Statistik, Rezension und jedes Spiel, das du als Person angesammelt hast, bleibt auf diesem Konto und wird Teil der öffentlichen Geschichte der Organisation, und dein Profil wird nun eher als Veranstaltungsort denn als du selbst wahrgenommen. Wenn du dein eigenes Spielerleben von dem des Clubs getrennt halten möchtest, registriere ein neues Konto für die Organisation (siehe oben) oder stufe stattdessen eine Gruppe hoch (Option 2). Die Umwandlung eignet sich wirklich nur für ein Konto, das von Anfang an für die Organisation erstellt wurde.
Option 2: Gruppe zur Organisation hochstufen
Wenn du eine Gruppe verwaltest und ihr einen eigenen Login geben möchtest — damit Mitarbeitende sich als Veranstaltungsort anmelden können und das Konto einen Premium-Plan führen kann:
- Gehe zu deiner Gruppe
- Tippe auf das Menü (⋮) → Organisationskonto erstellen
- Gib eine E-Mail-Adresse der Organisation ein und lege ein Passwort fest, tippe dann auf Weiter
- Gib den an diese E-Mail-Adresse gesendeten Code ein und tippe auf Bestätigen
Die Gruppe behält alles — Mitglieder, Rollen, Veranstaltungen, Sammlung, Verlauf — und erhält eigene Zugangsdaten. Du bleibst mit deinem eigenen Konto angemeldet; der neue Login ist da, wann immer du im Namen der Organisation handeln möchtest.
Was Organisationen können
Kernfunktionen
- Eigenständige Spielesammlung: Pflege eine eigene Sammlung, getrennt von der persönlichen Sammlung der Mitglieder. Ideal für Läden, die ihren Bestand zeigen, oder Verlage, die ihre Spiele präsentieren. Gruppen haben keine eigene Sammlung — das gibt es nur bei Organisationen.
- Gebündelte Sammlungen der Mitglieder: Neben der eigenen Sammlung der Organisation siehst du eine Gesamtansicht der Spiele, die den Mitgliedern gehören — praktisch, um Veranstaltungen zu planen oder einzuschätzen, was die Spieler haben.
- Mitgliederrollen & Einladungen: Verwalte Administratoren, Organisatoren und Mitglieder. Lade per Suche, Link oder QR-Code ein.
- Veranstaltungen ausrichten: Richte Veranstaltungen unter dem Namen deiner Organisation aus. Mitglieder sagen zu und nehmen teil.
- Aktivitätsfeed: Der eigene Feed deiner Organisation mit Beiträgen, Partien und Veranstaltungen.
- Gruppenstatistiken: Anzahl der Partien, meistgespielte Spiele, Trends in der Mitgliederaktivität.
- Einbettbare Widgets: HTML-Schnipsel für deine Website, die Veranstaltungen, Spiele oder die neuesten Partien zeigen.
Synchronisierung mit BGG
Verknüpfe dein Board-Game-Geek-Konto, um deine Sammlung automatisch zu synchronisieren. Spiele, die du bei BGG hinzufügst, erscheinen automatisch in deiner Ludoya-Sammlung. Ideal für Läden und Verlage, die ihren Bestand synchron halten.
Premiumfunktionen
Organisationen können ein Premium-Abonnement nutzen, um erweiterte Tools für Ausrichtung und Koordination freizuschalten.
Stufe Club
- Turniere: Erstelle eine Turnier-Veranstaltung und führe sie im Schweizer System, als Mixer oder im Einfach-/Doppel-K.-o.-Modus durch — Ludoya erzeugt die Paarungen und den Turnierbaum und führt Live-Tabellen mit Feinwertungen.
- Verlosungen: Verschenke Spiele und Preise an deine Teilnehmenden mit einer animierten Live-Ziehung, die alle mitverfolgen können.
- Unterveranstaltungen: Verschachtle voll ausgestattete Veranstaltungen innerhalb einer übergeordneten Veranstaltung für Treffen mit mehreren Programmschienen.
- Gemeinsam ausgerichtete Veranstaltungen: Lade andere Gruppen zum Mitveranstalten ein, lass sie Unterveranstaltungen durchführen, und akzeptiere Gastgeberbewerbungen.
- Verfügbarkeits-Heatmap: Sieh, wann deine Teilnehmenden tatsächlich anwesend sind, und plane die großen Partien zu den Spitzenzeiten.
- Telegram-Integration: Verbinde die Organisation mit einem Telegram-Chat für automatische Veranstaltungsankündigungen.
Business-Stufe
Alles aus Club, zusätzlich:
- Ludoya Tickets (wird schrittweise eingeführt): Verkaufe kostenpflichtige Eintritte mit Checkout auf der Plattform, QR-Check-in pro Ticket und Verkaufsverfolgung; Auszahlungen erfolgen über dein eigenes Stripe-Konto.
- Interaktive Grundrisse für Veranstaltungsorte: Lade ein Grundrissbild für jeden deiner Orte hoch und platziere deine Plätze (Tische, Räume, Spielbereiche) visuell darauf — Teilnehmende erkunden eine verschiebbare, zoombare Karte deines Bereichs. Benannte Plätze sind für alle Organisationskonten kostenlos; dies fügt die visuelle Kartenebene hinzu. Wenn du eine Veranstaltung durchführst, belegen Unterveranstaltungen und geplante Partien jeweils einen Platz, sodass Teilnehmende immer wissen, zu welchem Tisch oder Raum sie gehen sollen.
- QR-Einlasskontrolle: Teilnehmende zeigen einen QR-Code von der Veranstaltungsseite; das Scannen an der Tür bestätigt, dass sie auf der Liste stehen, und checkt sie ein, wodurch sich dein Anwesenheitsprotokoll aufbaut, während die Leute eintreffen. Zum Scannen wird die mobile App benötigt, und die Veranstaltung muss zu einer Gruppe gehören.
- Individuelle Teilnahmeformulare: Füge der Veranstaltungsanmeldung benutzerdefinierte Felder hinzu (z. B., "Bevorzugtes Erfahrungsniveau?" oder "Ernährungseinschränkungen?").
- Export von Teilnehmerdaten: Lade die vollständige Teilnehmendenliste mit allen Formularantworten als CSV herunter.
- Automatisches Öffnen/Schließen: Plane, dass sich die Anmeldung automatisch öffnet und schließt.
- Öffentliche API: Erzeuge einen API-Schlüssel und hole die Veranstaltungen, Mitglieder, Sammlung und Statistiken deiner Organisation in jede externe Website oder App — und füge Mit Ludoya anmelden zu deiner eigenen Website hinzu.
Wiederkehrende Veranstaltungen, Kampagnen und die anderen Vorteile der Player-Stufe gehören zu persönlichen Plänen, nicht zu Organisationsplänen.
Sieh dir Premium für Abonnementdetails und Preise an.
Deine Organisation verwalten
Einstellungen bearbeiten
Öffne das Profil deiner Organisation und verwende das ⋮-Menü:
- Profil bearbeiten — Name, Beschreibung, Avatar, Sichtbarkeit, Beitrittsrichtlinie und die Berechtigungen pro Aktion für jede Rolle
- Profil anpassen — welche Widgets auf der Seite der Organisation erscheinen und in welcher Reihenfolge
- Telegram-Einstellungen — einen Chat verbinden und auswählen, was angekündigt wird (siehe Integrationen)
- Öffentliche API — API-Schlüssel und Anmeldung mit Ludoya, im Plan Business (siehe Öffentliche API)
- Mitglieder — die Liste, Rollen und ausstehende Anfragen
Die E-Mail-Adresse und das Passwort der Organisation gehören zum Konto und nicht zum Profil, unter Einstellungen → Kontoinformationen — derselbe Ort wie bei einem persönlichen Konto, denn eine Organisation ist ein Konto.
Mitglieder verwalten
- Beitrittsanfragen genehmigen: Wenn du die Richtlinie "Anfrage" verwendest
- Mitglieder einladen: Nach Namen suchen oder einen Link/QR-Code senden
- Rollen ändern: Zum Admin/Organisator befördern oder zum Mitglied zurückstufen
- Mitglieder entfernen: Falls nötig
- Mitgliederstatistiken ansehen: Ihre Aktivität und Teilnahme einsehen
Premium verwalten
Sieh dir dein aktuelles Abonnement, die Abrechnung und das Verlängerungsdatum an. Upgrade, Downgrade oder Kündigung jederzeit möglich.
Organisation löschen
Wenn du die Organisation nicht mehr benötigst, kannst du sie löschen. Dadurch wird dein Konto wieder zu einem normalen persönlichen Konto. Warnung: Dies kann nicht rückgängig gemacht werden—prüfe zuerst, ob du wichtige Daten exportiert hast.
Einer Organisation beitreten
Der Beitrittsprozess ist derselbe wie beim Beitritt zu einer Gruppe:
- Offene Organisationen: Klicke auf Beitreten und du bist sofort drin
- Nur auf Anfrage: Klicke auf Beitrittsanfrage senden und warte auf die Genehmigung
- Nur mit Einladung: Verwende einen Einladungslink oder einen QR-Code, um anzufragen oder direkt beizutreten
Wenn du beitrittst, begrüßt dich ein Willkommensdialog mit einer kurzen Übersicht darüber, was du in dieser Community jetzt tun kannst. Du wirst standardmäßig Mitglied (Admins können deine Rolle ändern).
Organisationsprofile
Deine Organisation hat ein öffentliches Profil, das Folgendes zeigt:
- Logo / Avatar
- Name und Beschreibung
- Bevorstehende Veranstaltungen
- Neueste Beiträge und Aktivitäten
- Mitgliederzahl
- Highlights der Sammlung (sofern öffentlich)
- Schaltfläche zum Beitreten oder Option, den Beitritt anzufragen
Ideal, um neue Mitglieder zu gewinnen und zu zeigen, worum es in deiner Organisation geht.
Siehe auch:
- Gruppen — Communityräume für Spielgruppen
- Veranstaltungen — Veranstaltungen ausrichten und daran teilnehmen
- Premium — Abonnementfunktionen und Preise
- Integrationen — Anbindung an BGG und Telegram