Dar de alta tu club en Ludoya es rápido. Que tus miembros se acostumbren suele llevar un poco más, y es de lo más normal: la gente le tiene cariño a cómo funciona su club, y llevan años organizando sus quedadas de la misma manera.

Esta guía recoge lo que les ha funcionado a otros clubes. Solo alrededor de Barcelona, una veintena de clubes organizan hoy sus quedadas en Ludoya, y algunos están con nosotros desde el principio: DarkStone Catalunya en Terrassa, con más de 250 miembros y más de mil eventos; KLEFF Barcelona, con más de 200 miembros; y Jocs Sala Padró en Cornellà, con unas 600 quedadas de juego. Todos llegaron ahí poco a poco.

La idea de fondo es sencilla: empieza por una cosa pequeña que facilite la vida a todos, y deja que cada uno se sume a su ritmo.

Lo que suele frenar el cambio

Cuando a un club le cuesta el cambio, rara vez es por la plataforma en sí. Más a menudo es por cómo llega el cambio:

  • Muchas novedades a la vez. Anunciar colección, partidas, eventos, cuotas y ludoteca de golpe puede sonar a mucho trabajo extra, aunque no lo sea.
  • Una gran pregunta de sí o no. Preguntar «¿Nos pasamos a Ludoya?» suele abrir una conversación general sobre apps y móviles, en lugar de hablar de lo que el club necesita de verdad.
  • Hacerlo obligatorio desde el primer día. Quien simplemente tenía curiosidad puede sentirse presionado.
  • Una sola persona cargando con todo. Los cambios son más fáciles cuando se comparten.

Todo esto es fácil de evitar, y los pasos de abajo lo tienen en cuenta.

Un plan paso a paso

1. Enséñaselo primero a un par de personas

Antes de contárselo a todo el club, enséñale Ludoya a una o dos personas de confianza: quizá otro organizador y un miembro cuya opinión valoren los demás. Que se apunten a una quedada de prueba, y pregúntales qué creen que podría preocupar al resto. Sus respuestas te ayudarán a prepararte, y no lo harás solo.

2. Empieza por una sola cosa

Piensa en qué es lo que más esfuerzo le cuesta hoy a tu club. Para muchos clubes es saber quién viene a la próxima quedada; para otros, llevar el control de la ludoteca u organizar un torneo. Elige solo una. Esta guía empieza por las inscripciones, porque es por donde empiezan la mayoría de clubes.

3. Comparte un enlace de inscripción en vuestro chat de siempre

Crea tu próxima quedada como un evento y comparte su enlace en el chat de grupo que ya usáis, con una nota cercana, por ejemplo:

«Para el jueves os podéis apuntar aquí, así sabemos cuántas mesas montar: [enlace]»

Tus miembros no necesitan instalar nada ni crearse una cuenta. Pueden abrir el enlace en el navegador e inscribirse con su nombre y su correo. El chat sigue exactamente igual, para todo aquello para lo que a la gente le gusta usarlo, y Ludoya simplemente mantiene la lista en orden.

4. Añade a tus miembros tú mismo

No hace falta esperar a que todos se unan para que tu club se sienta completo. Desde la consola del club, usa Importar miembros con la lista que ya tienes. Los miembros que añadas así forman parte del club desde el primer día, aunque no tengan cuenta: puedes guardarles un sitio e incluirlos en las partidas que registres. Si más adelante se crean una cuenta, Fusionar con une ambos registros para que el club conserve uno solo.

Puedes traer los juegos del club de la misma forma, desde un archivo o desde BoardGameGeek.

5. Comparte las cosas bonitas a medida que aparezcan

Tras unas cuantas quedadas, tu club empezará a ver cosas que antes no tenía:

  • Saber en segundos si alguien tiene un juego, gracias a la colección compartida del club.
  • Las estadísticas del club: a qué juegos jugáis más, cuántas quedadas habéis compartido este año, cuánto os dura de verdad una partida a Terraforming Mars.
  • Un Replay del mes o del año, para compartirlo con todos.
  • Un mínimo para cada quedada, de modo que la página muestra cuántas personas faltan y sabes con tiempo si se hace.

Compartir alguna de estas cosas en el chat de vez en cuando es una forma muy bonita de que la gente vea lo que el club está construyendo entre todos.

6. Deja que la lista viva en Ludoya

Tras tres o cuatro quedadas, probablemente casi todos se estarán apuntando ya con el enlace. En ese momento podéis acordar, entre todos, que la lista se lleva en Ludoya y el chat queda para todo lo demás.

A quien siga prefiriendo no hacerlo, puedes apuntarlo tú: Reservar plazas añade a alguien a la lista por su nombre, tenga cuenta o no. Todo el mundo conserva su sitio en la mesa.

7. Cuando estéis listos, probad lo siguiente

Cuando las inscripciones ya salgan solas, podéis mirar qué más os ayudaría: la ludoteca con etiquetas QR, los torneos, las cuotas de socio o el registro de partidas. De una en una, cuando le vaya bien a tu club.

Preguntas que pueden hacerte tus miembros

Estas preguntas salen en casi todos los clubes. Todas son razonables, y aquí tienes algunas respuestas que puedes compartir.

«¿Tengo que instalar una app?»

No. Ludoya funciona en el navegador de cualquier móvil u ordenador, y para apuntarse a una quedada solo hace falta un nombre y un correo. La app está ahí para quien la quiera, pero nadie tiene por qué usarla.

«Nos gusta dejar los móviles lejos de la mesa.»

Es una tradición preciosa, y Ludoya encaja bien con ella, porque se usa antes y después de la partida, no durante. Apuntarse lleva un momento. Registrar una partida, si la mesa quiere, lleva un minuto al final, y una sola persona puede hacerlo por todos. También funciona sin conexión.

Incluso puede suponer menos rato con el móvil, porque nadie tiene que subir por el chat para ver quién viene o quién se ha llevado un juego. Algunos clubes acuerdan una costumbre sencilla: móviles fuera mientras se juega, y una persona registra la partida después si todos quieren que quede apuntada.

«Preferimos no depender de las grandes tecnológicas.»

Es una preocupación muy comprensible. Quizá ayude saber que Ludoya lo hace una pequeña empresa independiente de Cataluña, en España, y cumple la normativa de privacidad de la UE. No hay anuncios ni rastreadores publicitarios, y tus datos nunca se venden: ni tu colección, ni tus partidas, ni nada sobre los juegos que te gustan. Ludoya está disponible en 22 idiomas, catalán incluido, y está pensada para la vida local: tu club, tus quedadas y los eventos de tu zona.

Hoy muchos clubes se organizan con WhatsApp, Facebook o herramientas de Google, así que para ellos Ludoya es una manera de depender un poco menos de las grandes plataformas, no más.

«¿Y si Ludoya cambia, o empieza a cobrar?»

Organizar las quedadas de tu club es gratis: el club, sus miembros y eventos, las inscripciones con plazas y listas de espera, y exportar quién viene. Los planes de pago añaden capacidad y herramientas extra para clubes y eventos más grandes.

Tu información, además, sigue siendo tuya. Desde la consola del club puedes exportar tus miembros, eventos, colección y partidas cuando quieras.

«Me gustaría que mis juegos y partidas fueran privados.»

Por supuesto. En Configuración → Privacidad, cada persona elige quién ve su perfil, su colección, sus partidas y sus estadísticas: cualquiera, amigos, gente con la que comparte un grupo o solo ella misma. Tienes más detalles en Privacidad y visibilidad.

«Algunos de nuestros miembros no se manejan bien con la tecnología.»

Para ellos puede ser tan sencillo como abrir un enlace y escribir su nombre. Y si aun así se les hace cuesta arriba, puedes apuntarlos tú. Los avisos llegan por correo a quien no usa la app, y un código QR impreso en la puerta del local ayuda a los recién llegados a orientarse.

«Nuestro chat de grupo ya funciona bien.»

Seguro que sí, muchas veces gracias a alguien que cuenta discretamente las plazas cada semana, recuerda quién tiene los juegos del club y qué recién llegado quería aprender a jugar a Root. Ludoya ayuda a repartir ese trabajo: la lista, las partidas jugadas y los préstamos quedan en un mismo sitio, así el club funciona bien incluso cuando esa persona se toma un merecido descanso.

Cómo proponérselo a tu club

Si en tu club las decisiones se toman entre todos, hay algunas cosas que pueden ayudar en la conversación:

  • Propón una prueba corta. Por ejemplo: «¿Probamos a apuntarnos con este enlace las próximas cuatro quedadas y luego hablamos de qué tal ha ido?». Probar algo durante un tiempo se siente mucho más ligero que una decisión para siempre.
  • Empieza por lo que necesita el club. Hablar del problema que queréis resolver, como saber quién viene, es más fácil que hablar de una herramienta nueva.
  • Invita a las dudas. Pide a quienes más preguntas tienen que ayuden a valorar la prueba. Su opinión es valiosa, y a menudo acaban siendo sus mejores defensores.
  • Di qué se queda igual. El chat se queda, nadie tiene que crearse una cuenta y la partida sigue sin móviles si así os gusta.
  • Contad cómo ha ido. Después de la prueba, cuéntales a todos cuánta gente se apuntó, qué quedadas tuvieron más ambiente y qué juegos gustaron más.

Un mensaje que puedes compartir

«¡Hola a todos! Para las próximas quedadas nos gustaría probar a apuntarnos con Ludoya, para que la lista no se pierda en el chat: [enlace]. Se abre en el navegador y solo pide tu nombre y tu correo, sin app ni cuenta. El chat sigue como siempre, y si lo prefieres, dímelo y te apunto yo.»

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